Công nợ và vốn lưu động B2B
Nội dung khóa học (8 bài)
Bài 1/8 · Bức tranh công nợ và sức khỏe phải thu
Bài học xem thử miễn phíĐang tải bài học
Đang tải bài học
Bài 1/8 · Bức tranh công nợ và sức khỏe phải thu
Bài học xem thử miễn phíMột nhà phân phối bánh kẹo ở Long An, doanh thu khoảng 90 tỷ mỗi năm, tháng trước phải hoãn nhập một lô hàng Tết vì tài khoản không đủ tiền trả nhà cung cấp. Điều lạ là sổ sách của họ đang lãi. Kho vẫn còn hàng. Đơn vẫn ra đều. Vậy tiền ở đâu? Chủ doanh nghiệp mở bảng công nợ ra và giật mình: 14 tỷ đang nằm ở 60 đại lý, trong đó khoảng 3,2 tỷ đã quá hạn trên 30 ngày. Tiền không mất, tiền chỉ đang ở túi người khác. (ví dụ minh họa)
Đây là tình huống lặp đi lặp lại ở gần như mọi doanh nghiệp B2B bán chịu. Bạn bán được hàng, ghi nhận doanh thu, nhưng tiền chưa về. Trên báo cáo kết quả kinh doanh, đơn hàng đó đã thành lợi nhuận. Trong tài khoản ngân hàng, nó vẫn là con số không. Khoảng cách giữa "đã bán" và "đã thu" chính là chỗ nhiều doanh nghiệp đang lời trên giấy nhưng nghẹt tiền trong thực tế.
Vấn đề nằm ở chỗ phần lớn chủ doanh nghiệp không nhìn công nợ phải thu như tiền của mình. Họ nhìn nó như một dòng trong sổ kế toán, một việc của bộ phận công nợ, một con số cuối tháng ai đó sẽ lo. Cách nhìn đó khiến khối tiền lớn nhất đang nằm ngoài doanh nghiệp trở thành thứ ít được theo dõi nhất. Trong khi tồn kho được kiểm đếm hàng tuần, thì công nợ, thứ có khi còn lớn hơn tồn kho, lại chỉ được ngó tới khi có khách chậm trả.
Cả khóa học này sẽ xoay quanh một sự dịch chuyển góc nhìn: công nợ phải thu là tiền của bạn, chỉ là nó đang đứng ở túi khách. Câu hỏi trung tâm của bài đầu tiên rất đơn giản mà ít ai trả lời được ngay: ngay lúc này, tổng cộng bao nhiêu tiền của bạn đang nằm ngoài, ở những khách nào, và bao nhiêu trong số đó đang có nguy cơ không về?
Trong doanh nghiệp B2B, phải thu thường là tài sản lớn nhất mà chủ doanh nghiệp ít kiểm soát nhất. Bạn kiểm kho gắt gao, mặc cả từng đồng với nhà cung cấp, nhưng lại để hàng tỷ đồng nằm ở đại lý mà không biết chính xác bao nhiêu, ở đâu, quá hạn ra sao. Bài này kéo công nợ phải thu ra khỏi trang sổ kế toán và đặt nó về đúng chỗ: một khối tiền của bạn đang đứng ngoài.
Bán chịu không phải là điều xấu. Trong ngành phân phối và bán sỉ Việt Nam, bán chịu là điều kiện để có đơn, để giữ đại lý, để họ gối đầu đơn kế tiếp. Nhưng cần gọi đúng tên nó: mỗi khoản bán chịu là một khoản cho vay không lãi mà bạn cấp cho khách. Bạn bỏ vốn nhập hàng, giao hàng, rồi chờ. Khoảng thời gian chờ đó, vốn của bạn bị khóa, không quay lại để nhập lô mới hay trả nhà cung cấp.
Mỗi đơn bán chịu đi qua một vòng đời: đặt hàng, giao hàng, xuất hóa đơn, tới hạn thanh toán, rồi thu tiền hoặc rơi vào quá hạn. Ở mỗi khâu, tiền của bạn nằm ngoài thêm một chút. Càng nhiều khâu chậm, khối tiền kẹt càng phình to. Và một khoản phải thu không đứng yên: nó trượt dần qua bốn nấc rủi ro, từ đúng hạn xuống quá hạn, rồi khó đòi, rồi mất trắng. Nợ càng già, xác suất thu về càng thấp.
Việc đầu tiên, và cũng là đóng góp của bài này cho Capstone, là dựng bức tranh tổng: tổng phải thu đang là bao nhiêu, bằng bao nhiêu phần trăm doanh thu một tháng, khách nào ôm nhiều nhất, và vốn đang kẹt ở đó chừng nào. Chưa cần tính DSO hay dựng bảng tuổi nợ chi tiết, đó là việc của bài sau. Bây giờ chỉ cần nhìn thẳng vào khối tiền và biết nó lớn cỡ nào.
Công nợ phải thu, tiếng Anh là accounts receivable, viết tắt AR, là tổng số tiền khách hàng còn nợ bạn sau khi đã nhận hàng hoặc dịch vụ. Nói gọn: hàng đã ra khỏi kho, hóa đơn đã xuất, nhưng tiền chưa vào tài khoản. Phần chênh đó chính là phải thu.
Điểm cần khắc sâu: đây là tiền của bạn, không phải tiền của khách. Về mặt pháp lý và kế toán, kể từ lúc giao hàng, khoản đó đã là tài sản của doanh nghiệp bạn. Khách chỉ đang giữ hộ trong một thời hạn đã thỏa thuận. Nhiều chủ doanh nghiệp vô thức coi công nợ như "tiền chưa tới", một thứ mơ hồ ở thì tương lai. Cách gọi đúng hơn là "tiền của tôi đang ở chỗ khác".
Ví dụ: một nhà phân phối sữa giao cho một chuỗi cửa hàng lô hàng 200 triệu, thỏa thuận trả sau 45 ngày. Ngay khi xe giao hàng rời kho, 200 triệu đó thành công nợ phải thu. Trong 45 ngày, con số này là tài sản trên bảng cân đối, nhưng là số không trong tài khoản ngân hàng. Nếu doanh nghiệp cùng lúc bán chịu cho 50 khách như vậy, tổng phải thu có thể lên tới nhiều tỷ đồng nằm rải khắp thị trường. (ví dụ minh họa)
Trong bán lẻ, khách trả tiền tại quầy. Trong B2B, gần như không ai làm vậy. Một đại lý nhập hàng của bạn để bán lại, họ cần thời gian bán hết lô hàng rồi mới có tiền trả. Nếu bạn bắt trả ngay, họ sẽ tìm nhà cung cấp khác cho gối đầu. Bán chịu, vì thế, là điều kiện để có mặt trên kệ của họ.
Có ba lý do chính khiến bán chịu gần như bắt buộc. Thứ nhất là cạnh tranh: đối thủ cho công nợ 45 ngày, bạn bắt trả ngay thì mất đơn. Thứ hai là giữ đại lý: cho họ gối đầu vốn giúp họ nhập được nhiều hơn, gắn bó lâu hơn. Thứ ba là nhịp đơn hàng: khi đại lý còn đang nợ lô này mà đã đặt lô kế, dòng hàng của bạn chảy liên tục thay vì đứt quãng chờ thanh toán.
Nhưng cần nhìn thẳng vào bản chất tài chính của việc này. Khi bạn giao hàng và cho khách trả sau 45 ngày, bạn đang cho họ vay một khoản bằng đúng giá trị lô hàng, trong 45 ngày, với lãi suất bằng không. Nếu lô hàng là 200 triệu và vốn của bạn có chi phí khoảng 12% một năm, thì riêng 45 ngày cho vay đó tốn của bạn khoảng 3 triệu chi phí vốn. Nhân con số này với hàng chục khách và cả năm, chi phí ẩn của việc bán chịu không hề nhỏ. Bài này chưa đi sâu vào con số đó, nhưng bạn cần thấy rằng bán chịu không miễn phí.
Vốn lưu động là số tiền doanh nghiệp cần để vận hành hằng ngày: nhập hàng, trả lương, trả nhà cung cấp, chờ khách trả. Một cách hình dung đơn giản, vốn lưu động là phần tài sản ngắn hạn còn lại sau khi trừ các khoản phải trả ngắn hạn. Trong đó, phải thu là một cấu phần lớn, thường đứng ngang hoặc vượt tồn kho.
Mối liên hệ rất thực tế: mỗi đồng nằm trong công nợ phải thu là một đồng không nằm trong tài khoản. Nó không thể dùng để nhập lô hàng mới, không thể trả nhà cung cấp đúng hạn để giữ chiết khấu, không thể làm đệm khi thị trường biến động. Khi phải thu phình lên nhanh hơn tiền thu về, doanh nghiệp có thể lãi trên báo cáo mà vẫn thiếu tiền mặt để xoay.
Lưu ý Khi phải thu, tồn kho và phải trả gộp lại thành một vòng quay tiền mặt, đó là chủ đề của khóa "Dòng tiền và dự báo tài chính". Ở khóa này ta tập trung riêng vào phải thu và phải trả, nên chỉ nhắc tới vòng quay ở mức này rồi trỏ sang khóa kia khi bạn muốn đi sâu.
Một khoản phải thu không phải lúc nào cũng an toàn cho tới khi thu được. Nó có bốn trạng thái, và trạng thái càng về sau càng nguy hiểm. Đúng hạn là khoản còn trong thời hạn đã thỏa thuận, ví dụ chưa tới ngày thứ 45. Quá hạn là khoản đã qua ngày tới hạn mà chưa trả. Nợ khó đòi là khoản quá hạn đã lâu, có dấu hiệu khách khó trả, cần theo dõi và trích lập dự phòng. Mất trắng là khoản gần như chắc chắn không thu được, phải xóa sổ.
Điểm quan trọng nhất cần nhớ từ bài này: nợ càng già, xác suất thu về càng thấp. Một khoản mới quá hạn vài ngày thường vẫn thu gần đủ. Một khoản quá hạn nhiều tháng, khách đã bán hết hàng và tiêu mất tiền, thì khả năng thu tụt xuống nhanh. Đây là lý do vì sao thời gian là kẻ thù của người bán chịu: mỗi ngày trôi qua không chỉ là một ngày vốn kẹt, mà còn là một chút xác suất thu tiền bốc hơi.
Bài này chỉ giới thiệu bốn nấc rủi ro ở mức khái niệm. Cách đo tuổi nợ chính xác bằng bảng aging, cách trích lập dự phòng, cách xử lý nợ khó đòi sẽ nằm ở các bài sau. Việc của bạn bây giờ là nhận ra rằng công nợ không đứng yên một chỗ, nó trượt dần trên một thang bậc rủi ro.
Để thấy tiền của mình nằm ngoài lâu tới đâu, hãy theo một đơn hàng đi hết vòng đời của nó. Mỗi bước là một khoảng thời gian vốn của bạn bị giữ lại thêm.
Đọc sơ đồ theo hướng tiền: ở bước giao hàng, vốn của bạn rời kho và bắt đầu nằm ngoài. Ở bước xuất hóa đơn, khoản đó chính thức thành phải thu. Suốt thời hạn cho trả sau, tiền vẫn ở túi khách nhưng còn trong thỏa thuận. Tới ngày tới hạn, đơn hàng rẽ hai nhánh: khách trả thì vốn quay về, khách chậm thì đơn rơi vào quá hạn và tiền kẹt thêm không hẹn ngày.
Cái nhìn vòng đời cho bạn một câu hỏi vận hành sắc bén: ở khâu nào tiền của tôi bị giữ lâu nhất? Với nhiều doanh nghiệp, nút thắt không nằm ở khách chậm trả, mà ở chính mình: giao hàng xong ba ngày mới xuất hóa đơn, hóa đơn ra rồi hai tuần mới nhắc khách. Những khoảng trễ tự tạo đó cộng dồn lại thành nhiều ngày vốn nằm ngoài mà lẽ ra không cần.
Mỗi khoản phải thu trượt trên một thang bậc từ an toàn tới mất trắng. Bảng dưới đây mô tả bốn nấc, kèm hàm ý hành động ở mỗi nấc.
| Nấc | Trạng thái | Dấu hiệu | Hàm ý |
|---|---|---|---|
| 1 | Đúng hạn | Chưa tới ngày tới hạn | Theo dõi bình thường |
| 2 | Quá hạn | Qua ngày tới hạn, chưa trả | Nhắc và tìm hiểu lý do |
| 3 | Khó đòi | Quá hạn lâu, khách hụt tiền | Theo sát, cân nhắc dự phòng |
| 4 | Mất trắng | Gần như không thu được | Xóa sổ, rút bài học |
Cách dùng bảng này rất thực dụng: mỗi tuần, hình dung toàn bộ công nợ của bạn đang phân bổ trên bốn nấc ra sao. Một danh mục lành mạnh có phần lớn tiền ở nấc 1, một ít ở nấc 2, rất ít ở nấc 3, và gần như không có nấc 4. Khi thấy tiền dồn xuống nấc 2 và nấc 3, đó là tín hiệu sớm rằng vốn của bạn đang trượt về phía rủi ro, cần can thiệp trước khi nó rơi tiếp.
Cần nhấn lại ranh giới: bài này chưa dạy bạn cách đo chính xác một khoản đang ở nấc nào theo số ngày quá hạn, đó là bảng tuổi nợ ở Bài 02. Ở đây bạn chỉ cần cây thang trong đầu, để mỗi khi nhìn một khoản nợ, bạn hỏi ngay: nó đang ở nấc mấy, và nó đang đi lên hay đi xuống?
Trước khi làm bất cứ điều gì tinh vi với công nợ, bạn cần một bức tranh tổng thô nhưng đúng. Bốn câu hỏi sau là mức tối thiểu.
Câu hỏi một cho bạn quy mô khối tiền nằm ngoài. Câu hỏi hai đặt khối đó vào tỷ lệ: nếu tổng phải thu bằng khoảng hai tháng doanh thu, nghĩa là bạn đang gánh một lượng vốn cho vay rất lớn so với quy mô kinh doanh. Câu hỏi ba phá vỡ ảo tưởng rủi ro rải đều: thường một nhóm nhỏ khách ôm phần lớn công nợ, và đó là nơi rủi ro tập trung. Câu hỏi bốn nhắc bạn rằng khối tiền đó không nằm im vô hại, nó là vốn bị khóa, có chi phí thực.
Một nhà phân phối vật liệu xây dựng ở Bình Dương, doanh thu khoảng 120 tỷ mỗi năm, tức khoảng 10 tỷ một tháng, bán chịu cho gần 80 nhà thầu và cửa hàng vật liệu với hạn thanh toán phổ biến 60 ngày. Chủ doanh nghiệp luôn tự tin rằng công việc đang tốt vì đơn ra đều và báo cáo có lãi. Đến khi cần một khoản lớn để nhập thép giá tốt lúc thị trường xuống, họ mới ngồi cộng lại toàn bộ công nợ. (ví dụ minh họa)
Con số làm họ sững lại: tổng phải thu khoảng 19 tỷ, tức gần hai tháng doanh thu đang nằm ngoài. Khi tách theo khách, họ phát hiện 5 nhà thầu lớn ôm khoảng 9 tỷ, gần một nửa tổng công nợ. Trong số đó, một nhà thầu duy nhất nợ 3,5 tỷ, đã quá hạn hơn ba tháng vì công trình của họ bị đình lại. Rủi ro mà chủ doanh nghiệp tưởng là rải đều trên 80 khách, thực ra dồn vào một vài cái tên.
Bài học của case này không phải là "đừng bán chịu", vì trong ngành vật liệu không bán chịu thì không có khách. Bài học là: nếu chỉ nhìn tổng doanh thu và lợi nhuận, bạn không thấy được 19 tỷ đang nằm ngoài và 3,5 tỷ đang lung lay. Bức tranh tổng công nợ, dựng ra sớm, cho bạn thấy chỗ tiền kẹt và chỗ rủi ro tập trung trước khi nó thành khủng hoảng tiền mặt. Doanh nghiệp này sau đó bắt đầu bằng đúng việc mà bài học hôm nay yêu cầu: liệt kê toàn bộ công nợ theo từng khách.
Sai lầm thứ nhất là coi doanh thu là tiền. Nhiều chủ doanh nghiệp mừng khi ký được đơn lớn mà quên rằng đơn bán chịu chỉ là doanh thu trên giấy cho tới khi tiền về. Cách sửa: mỗi khi nhìn doanh thu, hỏi ngay bao nhiêu trong đó đã thành tiền mặt, bao nhiêu còn là phải thu.
Sai lầm thứ hai là không biết tổng công nợ của chính mình. Khi được hỏi "hiện tổng phải thu bao nhiêu", không ít chủ doanh nghiệp phải gọi kế toán và chờ nửa ngày. Con số quan trọng bậc nhất mà không nắm trong đầu là một lỗ hổng. Cách sửa: dựng bức tranh tổng và cập nhật nó định kỳ, ít nhất hằng tuần.
Sai lầm thứ ba là nghĩ rủi ro rải đều trên mọi khách. Thực tế thường có vài khách ôm phần lớn công nợ, và nếu một trong số đó gãy, bạn lãnh cú đau lớn. Cách sửa: luôn xếp công nợ theo khách từ lớn tới nhỏ, để biết mình đang phụ thuộc vào ai.
Sai lầm thứ tư là để tiền nằm ngoài lâu vì trễ ở khâu của chính mình. Giao hàng xong nhiều ngày mới xuất hóa đơn, hóa đơn ra rồi mới thong thả nhắc khách. Những khoảng trễ tự tạo này kéo dài thời gian vốn kẹt mà không phải lỗi của khách. Cách sửa: rút ngắn khoảng cách giữa giao hàng, xuất hóa đơn và nhắc thu về mức tối thiểu.
Sai lầm thứ năm là chỉ để ý công nợ khi đã có khách chậm trả. Lúc đó khoản nợ đã trượt xuống nấc quá hạn, xác suất thu đã giảm. Cách sửa: theo dõi công nợ chủ động từ khi còn đúng hạn, thay vì đợi báo động.
Sai lầm thứ sáu là gộp chung phải thu vào "tài sản" mà không tách riêng để theo dõi. Khi phải thu lẫn với tồn kho và tài sản khác trong một con số tổng, không ai nhìn ra nó đang phình lên. Cách sửa: tách phải thu thành một dòng riêng, theo dõi xu hướng của riêng nó theo thời gian.
Bài tập một, dựng bức tranh tổng của chính bạn. Lấy số liệu thật của doanh nghiệp và trả lời bốn câu: tổng phải thu hiện tại là bao nhiêu, nó bằng bao nhiêu phần trăm doanh thu một tháng gần nhất, ba khách ôm công nợ lớn nhất là ai và mỗi người bao nhiêu, và ước lượng thô vốn đang kẹt. Rubric: đạt nếu bạn viết ra được cả bốn con số bằng dữ liệu thật, không phải cảm tính.
Bài tập hai, liệt kê toàn bộ công nợ theo từng khách. Mở một trang tính, mỗi dòng một khách, các cột tối thiểu gồm tên khách, tổng đang nợ, ngày của khoản nợ cũ nhất, và thời hạn thanh toán đã thỏa thuận. Sắp xếp giảm dần theo tổng đang nợ. Rubric: đạt nếu tổng các dòng khớp với con số tổng phải thu ở bài tập một, và bạn thấy rõ nhóm khách trên cùng chiếm bao nhiêu phần của tổng.
Bài tập ba, đi theo một đơn hàng qua vòng đời. Chọn một đơn bán chịu gần đây và ghi lại ngày ở từng mốc: ngày giao hàng, ngày xuất hóa đơn, ngày tới hạn, ngày thu tiền thực tế nếu đã thu. Tính số ngày giữa các mốc. Rubric: đạt nếu bạn chỉ ra được khâu nào đang giữ tiền của bạn lâu nhất, và ít nhất một khoảng trễ có thể do chính quy trình của bạn tạo ra.
Vì sao nói mỗi lần bán chịu là một lần cho khách vay không lãi? Vì khi giao hàng cho trả sau, bạn đã bỏ vốn nhập và giao hàng nhưng chưa nhận lại đồng nào trong suốt thời hạn cho trả. Trong khoảng đó khách đang dùng vốn của bạn mà không trả lãi, nên về bản chất đó là một khoản cho vay với lãi suất bằng không.
Một đơn bán chịu net 45 chính thức thành công nợ phải thu ở thời điểm nào trong vòng đời? Ở thời điểm xuất hóa đơn sau khi giao hàng, khi khoản tiền được ghi nhận là phải thu. Kể từ đó tới ngày tới hạn, tiền vẫn nằm ở túi khách nhưng còn trong thỏa thuận, chưa phải quá hạn.
Vì sao nợ càng già thì xác suất thu về càng thấp? Vì thời gian càng dài, khách càng có khả năng đã bán hết hàng và tiêu mất tiền, hoặc gặp khó khăn tài chính. Một khoản mới quá hạn vài ngày thường vẫn thu gần đủ, còn khoản quá hạn nhiều tháng thì khả năng thu tụt xuống rõ rệt.
Nếu tổng phải thu của bạn bằng khoảng hai tháng doanh thu thì điều đó nói lên gì? Nó cho thấy bạn đang cấp một lượng vốn cho vay rất lớn so với quy mô kinh doanh, tức có một khối tiền đáng kể bị khóa ngoài doanh nghiệp. Con số này chưa nói khoản nợ tốt hay xấu, nhưng cảnh báo mức độ vốn kẹt cần được theo dõi sát.
Vì sao không nên tin rằng rủi ro công nợ rải đều trên mọi khách? Vì thực tế thường có một nhóm nhỏ khách ôm phần lớn tổng công nợ. Nếu một khách lớn trong nhóm đó gãy, thiệt hại tập trung vào một cú lớn thay vì dàn mỏng, nên cần xếp công nợ theo khách để biết mình đang phụ thuộc vào ai.
Bốn nấc rủi ro của một khoản phải thu theo thứ tự là gì? Đúng hạn, quá hạn, nợ khó đòi, và mất trắng. Một khoản nợ trượt dần trên thang này theo thời gian, và mục tiêu quản lý công nợ là giữ phần lớn tiền ở nấc đúng hạn, không để nó rơi xuống các nấc sau.
Bài này đóng góp viên gạch nền cho Capstone "Hệ thống theo dõi và thu hồi công nợ B2B": bước liệt kê toàn bộ công nợ phải thu hiện tại theo từng khách. Danh sách bạn dựng ở bài tập hai, mỗi dòng một khách với tổng đang nợ, ngày khoản nợ cũ nhất và thời hạn thanh toán, chính là bảng dữ liệu gốc mà cả hệ thống sẽ xây lên trên đó. Các bài sau sẽ thêm cột tuổi nợ, hạn mức, lịch thu và trạng thái thu hồi vào đúng bảng này. Vậy nên hãy làm nó cho sạch và khớp tổng ngay từ bây giờ, vì mọi thứ về sau đều dựa vào bức tranh tổng mà bạn dựng hôm nay.
Khóa học còn 7 bài. Tạo tài khoản miễn phí để mở toàn bộ bài học, làm quiz và lưu tiến độ.