Quản trị tồn kho và dự báo nhu cầu
Nội dung khóa học (8 bài)
Bài 1/8 · Nền tảng tồn kho: đọc sức khỏe và chỉ số
Bài học xem thử miễn phíĐang tải bài học
Đang tải bài học
Bài 1/8 · Nền tảng tồn kho: đọc sức khỏe và chỉ số
Bài học xem thử miễn phíMột nhà bán lẻ đồ gia dụng đa kênh ở TP.HCM, doanh thu khoảng 80 tỷ một năm, gọi cho chúng tôi vì "cảm thấy" mình đang thiếu tiền dù bán vẫn tốt. Ngồi mở KiotViet ra, câu chuyện lộ ngay. Kho của họ đang giữ khoảng 9 tỷ giá trị hàng. Trong đó có 340 chiếc nồi chiên không dầu đời cũ nhập từ đợt sale 11.11 hai năm trước, mỗi tháng bán được vài cái, và một dãy máy xay sinh tố mẫu mới thì tuần nào cũng hết hàng giữa chừng, khách hỏi mà không có để giao (ví dụ minh họa).
Chủ doanh nghiệp này không nghèo. Vốn của anh đang nằm trên kệ, dưới dạng nồi chiên không ai mua. Cùng lúc đó, mỗi lần máy xay hết hàng là một đơn trôi qua tay đối thủ. Anh vừa thừa hàng vừa thiếu hàng, trên cùng một cái kho. Đó không phải nghịch lý hiếm gặp, đó là tình trạng mặc định của phần lớn doanh nghiệp bán hàng vật lý ở Việt Nam khi chưa ai nhìn kho bằng con mắt tài chính.
Tồn kho là thứ tài sản kỳ lạ nhất trên bảng cân đối. Nó được ghi là tài sản, nhưng một phần trong đó có thể đang âm thầm bào mòn lợi nhuận mỗi ngày mà không hiện lên báo cáo. Một chiếc nồi chiên nằm im ba tháng không rẻ đi trên sổ sách, nhưng nó rẻ đi ngoài đời: model mới ra, giá thị trường tụt, và số vốn kẹt trong nó lẽ ra đã có thể mua ba lô hàng bán chạy khác.
Câu hỏi trung tâm của bài này rất đơn giản mà phần lớn chủ doanh nghiệp chưa trả lời được: nhìn vào kho hàng của bạn ngay lúc này, đâu là tiền đang sinh lời, đâu là tiền đang chết, và đâu là chỗ bạn đang mất đơn vì trống hàng?
Tồn kho là tiền được đông cứng lại thành hình dạng hàng hóa. Mục tiêu của quản trị tồn kho không phải là "có nhiều hàng cho yên tâm", mà là giữ vừa đủ để không mất đơn, đồng thời không để vốn nằm chết trên kệ. Toàn bộ khóa học này xoay quanh việc tìm điểm cân bằng đó.
Không phải món hàng nào trong kho cũng khỏe như nhau. Có bốn tình trạng cần tách bạch: hàng bán chạy quay vốn nhanh, hàng bán chậm lê thê, hàng tồn chết đã đứng im quá lâu, và hàng liên tục hết khiến bạn mất doanh thu ngay cả khi kho tổng vẫn đầy. Một chủ doanh nghiệp giỏi nhìn kho không thấy một đống hàng, mà thấy bốn nhóm với bốn cách xử lý khác nhau.
Đằng sau mọi quyết định tồn kho là hai chi phí kéo ngược chiều nhau. Giữ nhiều hàng thì tốn chi phí giữ tồn: vốn kẹt, kho bãi, hư hỏng, lỗi mốt, ước tính khoảng 15-30% giá trị hàng mỗi năm. Giữ ít hàng thì gặp chi phí thiếu hàng: mất đơn, mất khách quen, tụt hạng hiển thị trên sàn. Không có con số "tồn kho lý tưởng" chung cho mọi ngành, chỉ có điểm cân bằng riêng của bạn.
Bài này không dạy bạn tính vòng quay hay điểm đặt hàng lại, đó là việc của các bài sau. Bài này dạy bạn nhìn. Trước khi tối ưu bất cứ thứ gì, bạn cần một bức tranh trung thực về kho hiện tại: cái gì đang sinh lời, cái gì đang ngốn vốn, cái gì đang làm bạn mất đơn. Bước chẩn đoán ban đầu ở mục 5 là nền móng cho mọi thứ phía sau.
SKU (mã hàng riêng biệt, viết tắt của stock keeping unit) là một phiên bản hàng cụ thể tới mức bạn phân biệt được khi nhập, bán, và đếm. Áo thun cùng mẫu nhưng khác màu và khác size là các SKU khác nhau. Một cửa hàng tạp hóa có thể có 2.000 SKU, một shop thời trang đa kênh dễ lên 5.000 SKU khi nhân màu với size.
Vì sao điều này quan trọng với tồn kho? Vì sức khỏe kho không đo được ở mức "ngành hàng" hay "nhãn hiệu", nó chỉ đo được ở mức SKU. Bạn không tồn chết "ngành nồi", bạn tồn chết đúng SKU "nồi chiên model X dung tích 5 lít màu đen". Cả khóa này, đơn vị phân tích luôn là SKU. Nếu dữ liệu của bạn chỉ gộp tới mức nhóm hàng, việc đầu tiên cần làm là tách nó xuống mức SKU.
Mỗi món trên kệ là tiền bạn đã chi ra nhưng chưa thu về. Bạn trả tiền nhà cung cấp hôm nay, hàng nằm kho, và chỉ khi bán được nó mới hóa lại thành tiền mặt. Trong khoảng thời gian nằm chờ đó, số vốn ấy không làm gì khác được: không mua được lô hàng bán chạy hơn, không trả bớt nợ, không chạy được quảng cáo.
Ví dụ cụ thể: một nhà phân phối đồ uống giữ tồn trung bình 4 tỷ. Nếu hàng nằm kho trung bình 45 ngày trước khi bán, thì có 4 tỷ liên tục bị khóa lại chỉ để duy trì mặt hàng trên kệ (ví dụ minh họa). Đây là chỗ tồn kho chạm vào dòng tiền. Khóa "Dòng tiền và dự báo tài chính" nói sâu về vòng quay tiền mặt, ở đây bạn chỉ cần nhớ một câu: hàng nằm kho càng lâu, vốn của bạn quay càng chậm.
Không nên gọi chung là "hàng tồn". Tách ra bốn nhóm, mỗi nhóm là một câu chuyện khác:
Hàng bán chạy. Ra đều, tồn thấp so với tốc độ bán, vốn quay nhanh. Đây là nhóm nuôi sống doanh nghiệp. Rủi ro của nhóm này không phải tồn đọng mà là hết hàng, vì bán nhanh nên dễ trống kho giữa hai lần nhập.
Hàng bán chậm. Vẫn bán nhưng nhỏ giọt. Chưa chết hẳn, nhưng vốn quay chậm và đang chiếm chỗ. Nhóm này nguy hiểm vì dễ bị bỏ qua: nó không kêu, không báo động, chỉ lặng lẽ ngồi lên vốn của bạn.
Hàng tồn chết (dead stock, hàng tồn chậm bán đã đứng im quá lâu). Gần như không phát sinh bán trong một khoảng dài, thường lấy mốc 90 ngày, có nơi 180 ngày tùy vòng đời sản phẩm. Đây là vốn đã đông cứng thật sự, và mỗi ngày nó còn nằm đó, giá trị thực của nó còn giảm vì lỗi mốt và cận hạn.
Hàng hết (stockout). Đã bán sạch, khách hỏi mà không có để giao. Nhóm này không nằm trong kho nên dễ bị quên khi nhìn báo cáo tồn, nhưng nó là nhóm gây thiệt hại kín nhất: mỗi lần hết là một đơn mất, và trên sàn TMĐT còn kéo theo tụt hạng hiển thị.
Một SKU có thể trượt giữa các nhóm theo thời gian. Chiếc máy xay hôm nay bán chạy, sang mùa sau ra model mới, có thể thành hàng chậm rồi thành tồn chết. Nhìn tình trạng là nhìn một lát cắt, cần lặp lại định kỳ chứ không phải làm một lần.
Sell-through (tỷ lệ bán ra trên lượng nhập trong kỳ) là cách nhanh nhất để cảm nhận một SKU thuộc nhóm nào mà chưa cần công thức nặng. Cách hiểu thô: trong 30 ngày qua, bạn nhập 100 cái và bán được 70 cái, sell-through khoảng 70%, hàng khỏe. Nhập 100 bán 8, sell-through 8%, hàng đang nằm.
Đây chưa phải vòng quay tồn kho hay DIO (số ngày tồn kho bình quân), những chỉ số đó bài sau sẽ tính kỹ. Ở bài này, sell-through chỉ là kính lúp để bạn lướt danh mục và cảm được cái nào ra đều, cái nào đứng im. Một SKU sell-through cao liên tục mà thường xuyên về 0 tồn là ứng viên của nhóm hết hàng. Một SKU sell-through gần 0 suốt ba tháng là ứng viên của nhóm tồn chết.
Mọi quyết định "nhập bao nhiêu, giữ bao nhiêu" đều là sự đánh đổi giữa hai chi phí kéo ngược nhau.
Chi phí giữ tồn (holding cost). Là tổng chi phí để giữ một đồng giá trị hàng trong kho suốt một năm. Nó gồm: vốn kẹt (số tiền đó lẽ ra sinh lời nơi khác), chi phí kho bãi, hư hỏng và hao hụt, hết hạn với hàng F&B, và lỗi mốt với hàng thời trang hoặc công nghệ. Ước tính chung của ngành là khoảng 15-30% giá trị hàng mỗi năm, tùy loại hàng. Hàng điện tử và thời trang rơi vào đầu cao vì mất giá nhanh, hàng khô bền có thể thấp hơn.
Chi phí thiếu hàng (stockout cost). Là thiệt hại khi không có hàng để bán. Nó gồm: lợi nhuận của đơn bị mất, khách quen chuyển sang đối thủ và có thể không quay lại, và riêng với sàn TMĐT là tụt hạng hiển thị vì sàn ưu tiên gian hàng luôn còn hàng. Chi phí này khó thấy vì nó không hiện trên hóa đơn nào, nhưng nó có thật.
Điểm mấu chốt: hai chi phí này kéo ngược chiều. Muốn không bao giờ hết hàng, bạn phải ôm thật nhiều tồn, và chi phí giữ tồn phình lên. Muốn vốn quay nhanh, bạn giữ tồn mỏng, và nguy cơ hết hàng tăng. Không có con số đúng tuyệt đối, chỉ có điểm cân bằng phù hợp với vòng đời hàng, lead time nhập, và biên lợi nhuận của bạn. Cả khóa này là hành trình tìm điểm cân bằng đó cho từng nhóm SKU.
Trước khi tối ưu, hãy chụp một bức ảnh trung thực về kho. Đây là quy trình ba bước, làm được trên Google Sheets xuất từ KiotViet, Sapo hay MISA.
Bước 1: Liệt kê SKU với vài cột tối thiểu. Mỗi dòng một SKU, các cột: tên SKU, tồn hiện tại (số lượng), giá vốn một đơn vị, giá trị tồn (tồn nhân giá vốn), số lượng bán 30 ngày qua, và ngày bán gần nhất. Riêng cột "ngày bán gần nhất" là cột quyền lực nhất mà nhiều người bỏ quên, vì nó phát hiện hàng tồn chết nhanh hơn mọi thứ khác.
Bước 2: Đánh dấu tình trạng từng SKU. Dựa vào bốn nhóm ở mục 4. Quy tắc thô để bắt đầu:
| Tình trạng | Dấu hiệu nhận biết thô | Hành động sơ bộ |
|---|---|---|
| Bán chạy | Bán đều 30 ngày, tồn thấp so với tốc độ bán | Canh không để hết hàng |
| Bán chậm | Có bán nhưng nhỏ giọt, tồn cao so với lượng bán | Theo dõi, cân nhắc giảm nhập |
| Tồn chết | Không bán trên 90 ngày, hoặc bán gần 0 suốt kỳ | Khoanh vùng để xả, thanh lý |
| Hết hàng | Tồn về 0 nhiều lần, vẫn có người hỏi mua | Ưu tiên nhập lại, nới tồn |
Bước 3: Cộng vốn đang kẹt ở hàng chậm và chết. Lọc các SKU nhóm chậm và chết, cộng cột giá trị tồn của chúng lại. Con số này thường làm chủ doanh nghiệp giật mình. Một kho 9 tỷ mà 2,5 tỷ nằm ở nhóm chậm và chết nghĩa là gần 28% vốn tồn kho đang không sinh lời (ví dụ minh họa). Đó chính là số tiền bạn có thể giải phóng.
Toàn bộ bảng này chính là mảnh Capstone bạn xây trong bài đầu. Các bài sau sẽ thêm cột (vòng quay, phân loại ABC, điểm đặt lại, dự báo) lên cùng bảng này.
Case 1: Shop mỹ phẩm đa kênh nhìn ra 1,2 tỷ vốn chết (ví dụ minh họa).
Một shop mỹ phẩm bán trên Shopee, TikTok Shop và một cửa hàng, doanh thu khoảng 45 tỷ một năm, luôn than thiếu vốn nhập hàng mới. Khi làm bước chẩn đoán, họ liệt kê 1.800 SKU và thêm cột ngày bán gần nhất. Kết quả: 260 SKU không phát sinh bán nào trong hơn 120 ngày, phần lớn là son và kem đợt Tết năm ngoái nhập theo lô để được chiết khấu. Tổng giá trị tồn của nhóm này khoảng 1,2 tỷ.
Bài học: họ không thiếu vốn, họ đang giam vốn. Sau chẩn đoán, họ chạy một đợt xả nhóm cận hạn, chấp nhận bán dưới giá vốn với vài SKU để thu hồi tiền mặt còn hơn để hết hạn phải bỏ. Số vốn thu về được đổ vào nhóm bán chạy đang thường xuyên hết hàng. Điều đáng nói: nếu có cột "ngày bán gần nhất" từ đầu, họ đã không nhập lố lô Tết đó.
Case 2: Nhà phân phối bánh kẹo vừa tồn chết vừa hết hàng (ví dụ minh họa).
Một nhà phân phối bánh kẹo cho kênh tạp hóa, doanh thu khoảng 120 tỷ một năm, tính theo thùng. Chủ doanh nghiệp tự tin kho mình "gọn" vì tổng giá trị tồn không cao. Nhưng khi tách theo SKU, bức tranh vỡ ra: vài mã bánh quy phổ thông tuần nào cũng hết hàng giữa chu kỳ giao, mất đơn sỉ đều đặn, trong khi một dãy bánh nhập khẩu cao cấp nằm im từ mùa Trung thu, cận hạn dần.
Bài học: nhìn tổng giá trị tồn không cho biết gì về sức khỏe. Kho "gọn" của họ thực ra là trung bình cộng của thừa và thiếu. Nới tồn cho mấy mã bán chạy và ngừng nhập nhóm cao cấp bán chậm, họ vừa giảm mất đơn vừa không phình vốn. Đây là minh họa rõ nhất cho việc phải nhìn ở mức SKU, không phải mức kho tổng.
Nhìn kho như một khối tiền duy nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ biết "kho tôi khoảng 9 tỷ" và dừng ở đó. Con số tổng che giấu mọi thứ quan trọng. Cách sửa: luôn tách xuống mức SKU và gán tình trạng, tổng chỉ có nghĩa khi biết nó gồm những nhóm nào.
Coi mọi tồn kho là tài sản tốt vì sổ sách ghi là tài sản. Hàng tồn chết vẫn được ghi nguyên giá trên sổ, nên dễ ru ngủ rằng vốn vẫn còn đó. Thực tế giá trị thị trường của nó đang tụt. Cách sửa: đánh giá tồn theo khả năng bán được, không theo giá trị sổ sách, và soi kỹ nhóm chậm với chết.
Sợ hết hàng nên ôm tồn thật dày cho yên tâm. Tâm lý "thừa còn hơn thiếu" nghe an toàn nhưng đẩy chi phí giữ tồn lên và giam vốn. Cách sửa: nhớ rằng giữ tồn có giá khoảng 15-30% mỗi năm, hàng ôm dày là tiền chảy ra âm thầm chứ không miễn phí.
Bỏ quên chi phí thiếu hàng vì nó không hiện trên hóa đơn. Đơn mất không để lại chứng từ, nên nhiều người hành xử như thể hết hàng không tốn gì. Cách sửa: ghi lại số lần khách hỏi mà không có hàng, và với sàn TMĐT theo dõi cả việc tụt hạng hiển thị sau mỗi đợt hết hàng.
Không có cột ngày bán gần nhất. Thiếu cột này, hàng tồn chết ẩn mình tới tận kiểm kê cuối năm. Cách sửa: thêm ngay cột ngày bán gần nhất vào bảng SKU, đây là tín hiệu sớm rẻ nhất mà bạn có.
Làm chẩn đoán một lần rồi thôi. Một SKU trượt từ bán chạy sang tồn chết theo mùa và theo vòng đời sản phẩm. Chụp ảnh một lần rồi quên là để bức tranh cũ đi lừa mình. Cách sửa: lặp lại chẩn đoán định kỳ, tối thiểu mỗi quý, tốt hơn là mỗi tháng.
Bài tập 1: Dựng bảng chẩn đoán tồn kho cho chính bạn. Xuất danh mục hàng từ phần mềm bán hàng của bạn ra Google Sheets. Thêm các cột: giá trị tồn (tồn nhân giá vốn), bán 30 ngày qua, ngày bán gần nhất. Sắp xếp giảm dần theo giá trị tồn. Dấu hiệu làm đúng: mỗi dòng là một SKU riêng biệt, không có dòng nào gộp nhiều mã, và bạn tính được tổng giá trị tồn khớp với con số phần mềm báo.
Bài tập 2: Gán tình trạng và cộng vốn chết. Với bảng ở bài tập 1, gán mỗi SKU một trong bốn tình trạng theo quy tắc thô ở mục 5. Lọc riêng nhóm bán chậm và tồn chết, cộng giá trị tồn của chúng, rồi tính tỷ lệ so với tổng kho. Dấu hiệu làm đúng: bạn nói được một câu dạng "khoảng X phần trăm vốn kho của tôi đang nằm ở hàng chậm và chết, tương đương khoảng Y triệu", và chỉ ra được năm SKU chết nặng nhất theo giá trị.
Bài tập 3: Liệt kê điểm mất đơn. Trong 30 ngày qua, ghi lại những SKU đã về 0 tồn mà vẫn có khách hỏi, hoặc trên sàn từng chuyển sang trạng thái hết hàng. Ước lượng thô số đơn hoặc doanh thu đã mất. Dấu hiệu làm đúng: bạn có một danh sách ngắn các SKU thuộc nhóm hết hàng, tách bạch hẳn với nhóm tồn chết, để thấy rõ mình đang vừa thừa vừa thiếu ở đâu.
Vì sao nói tồn kho vừa là tài sản vừa là bẫy vốn? Vì nó được ghi là tài sản trên sổ sách, nhưng phần hàng chậm và chết thì giam vốn không sinh lời và còn mất giá theo thời gian. Cùng một kho có thể chứa cả tiền đang sinh lời lẫn tiền đang chết, nên gọi chung "tài sản" là chưa đủ.
Bốn tình trạng của hàng trong kho là gì, và nhóm nào dễ bị bỏ quên nhất? Bán chạy, bán chậm, tồn chết, và hết hàng. Nhóm hết hàng dễ bị bỏ quên nhất khi nhìn báo cáo tồn, vì nó không còn nằm trong kho để hiện lên, dù nó gây mất đơn và tụt hạng hiển thị.
Chi phí giữ tồn gồm những gì, và ước tính khoảng bao nhiêu mỗi năm? Gồm vốn kẹt, kho bãi, hư hỏng hao hụt, hết hạn, và lỗi mốt. Ước tính chung khoảng 15-30% giá trị hàng mỗi năm, hàng mất giá nhanh như điện tử và thời trang nằm ở đầu cao.
Vì sao hai chi phí giữ tồn và thiếu hàng lại đối nghịch? Vì muốn giảm nguy cơ hết hàng thì phải ôm nhiều tồn, làm chi phí giữ tồn tăng; muốn giảm chi phí giữ tồn thì phải giữ tồn mỏng, làm nguy cơ hết hàng tăng. Ép một cái xuống thì đẩy cái kia lên, nên phải tìm điểm cân bằng.
Cột dữ liệu nào phát hiện hàng tồn chết nhanh nhất, và vì sao? Cột ngày bán gần nhất. Vì nó cho biết một SKU đã đứng im bao lâu mà không cần chờ tới kiểm kê cuối năm, một SKU không phát sinh bán trên 90 ngày lộ ra ngay là ứng viên tồn chết.
Bước chẩn đoán tồn kho ban đầu gồm mấy bước, và kết quả cuối là gì? Ba bước: liệt kê SKU với các cột tối thiểu, gán tình trạng cho từng SKU, và cộng vốn đang kẹt ở nhóm chậm với chết. Kết quả cuối là một bức tranh trung thực về sức khỏe kho, biết cái gì sinh lời, cái gì chết, cái gì đang mất đơn.
Bài này đặt viên gạch đầu tiên cho Capstone "Bảng kế hoạch tồn kho và đặt hàng 12 tuần". Bạn kết thúc bài với hai thứ trong tay: một quy trình chẩn đoán tồn kho ban đầu, và một danh mục SKU đã phân theo bốn tình trạng cùng con số vốn đang kẹt. Chính bảng SKU này là khung xương mà cả khóa sẽ đắp thêm lên: bài sau thêm cột vòng quay và số ngày tồn, rồi tới phân loại ABC-XYZ, điểm đặt hàng lại, và dự báo nhu cầu. Đừng bỏ qua bước chẩn đoán này, vì mọi quyết định đặt hàng thông minh phía sau đều bắt đầu từ một bức tranh trung thực về những gì bạn đang thực sự giữ trong kho.
Khóa học còn 7 bài. Tạo tài khoản miễn phí để mở toàn bộ bài học, làm quiz và lưu tiến độ.