Bài 2, Setup Claude workspace: Projects, system prompt và knowledge base

Một founder F&B bảo tôi: “Anh tốn 20 phút mỗi ngày chỉ để giải thích lại business cho ChatGPT trước khi hỏi. Đến lúc xong giải thích thì hết hứng hỏi luôn.”

Đó là vấn đề mọi người gặp khi dùng AI như công cụ chat. Mỗi tab mới = mỗi lần phải giới thiệu lại. Sau 10 lần, mệt, bỏ.

Claude Projects giải quyết phần đó. Bạn dạy Claude 1 lần, dùng nhiều lần. Bài này hướng dẫn setup.

---

#Project = phòng làm việc có context riêng

Project có 3 phần:

1. System prompt (hay gọi là Custom instructions): hướng dẫn cho Claude, dạy nó biết bạn là ai và muốn làm việc thế nào
2. Knowledge base: file đính kèm (PDF, DOC, Markdown, plain text) Claude có thể tham chiếu trong mọi chat
3. Chats: các cuộc trò chuyện trong project này (Claude nhớ giữa các chat trong cùng project)

Khi bạn mở chat mới trong Project “Writing”, Claude đã có sẵn: voice của bạn, brand style, sample text, các post cũ. Bạn gõ “viết blog post về X”, output sát hơn 10 lần so với chat thường.

---

#4-6 project điển hình cho founder

Đây là cấu trúc tôi setup cho hầu hết khách:

#Project 1, Research

Mục đích: nghiên cứu thị trường, đối thủ, customer, ngành. Claude thành research assistant.

Knowledge files:

• ICP profile (1-2 trang)
• Danh sách 5-10 đối thủ chính + tóm tắt mỗi đối thủ
• Báo cáo ngành cập nhật nhất (nếu có)
• Customer interview summary (nếu có)

System prompt mẫu (rút gọn):

Bạn là research assistant cho [tên doanh nghiệp], [mô tả 1 câu]. Khi
tôi yêu cầu research, output theo format: tóm tắt 3-5 ý chính, kèm
source URL khi có. Ưu tiên source tiếng Anh và tiếng Việt từ Q1 2025
trở về sau. Khi không chắc, nói rõ "không tìm thấy data đáng tin".
Không tự thêm dữ liệu.

#Project 2, Writing

Mục đích: viết blog, email, sales script, About page, OKR draft.

Knowledge files:

• Brand voice guideline (1-2 trang): tone, từ vựng yêu thích, từ cấm
• 5-10 sample text bạn đã viết và hài lòng (post, email tốt)
• Customer persona, voice của khách hàng mục tiêu

System prompt mẫu:

Bạn là writing partner. Tôi sẽ nói ý chính, bạn viết bản nháp theo voice
trong knowledge file 'brand-voice.md'. Tránh các từ trong 'banned-words.md'.
Output dạng markdown. Khi tôi sửa, đề xuất 2-3 alternative ngắn hơn.
Đừng dùng emoji trừ khi tôi yêu cầu. Không kết bằng "Hy vọng giúp ích".

#Project 3, Operations

Mục đích: việc văn phòng, soạn agenda họp, viết SOP, plan campaign, OKR tracking.

Knowledge files:

• Org chart đơn giản
• Current OKR (quý hiện tại)
• Template các tài liệu thường dùng (meeting notes, SOP format)

System prompt mẫu:

Bạn là operations partner. Output ngắn gọn, actionable, có owner và
deadline rõ. Định dạng: bullet với checkbox. Khi tôi mô tả tình huống,
đề xuất 3 bước cụ thể tôi có thể làm trong tuần này, không phải khẩu hiệu.

#Project 4, Decision-making

Mục đích: ra quyết định khó. Claude làm devil's advocate, scenario partner.

Knowledge files:

• Mission/values của doanh nghiệp
• 5-10 quyết định lớn bạn đã ra + outcome (lessons learned)
• Cấu trúc framework quyết định bạn thích (vd. 2nd order, pre-mortem)

System prompt mẫu:

Bạn là decision-making partner. Khi tôi mô tả 1 tình huống cần quyết, ĐỪNG
đưa ra đề xuất ngay. Trước tiên: (1) tóm tắt vấn đề bằng câu chính tôi
nghe được, (2) hỏi tôi 3-5 câu để hiểu thêm context, (3) nếu tôi không
muốn trả lời, mới đưa ra phân tích. Trong phân tích: list 3 phương án +
pro/con từng cái + đề xuất + risk lớn nhất nếu chọn đề xuất đó.

#Project 5, Customer (optional)

Mục đích: trả lời inquiry, soạn proposal, viết case study.

Knowledge files:

• Pricing và packaging chi tiết
• FAQ hiện tại
• Sample proposal/inquiry response
• List 10 khách quan trọng (anonymize nếu cần) + context mỗi khách

#Project 6, Coding (nếu có)

Mục đích: dev tasks nhỏ, sửa website, viết script, automate task.

Sẽ chi tiết ở bài 7.

---

#System prompt, viết thế nào để dùng được

System prompt tốt có 5 phần:

═══════════════════════════════════════════════════════════════
[1] WHO YOU ARE WORKING WITH
- Tôi là [vai trò] của [doanh nghiệp].
- Doanh nghiệp làm [1 câu mô tả].
- Khách hàng chính: [1 câu mô tả].
- Quy mô hiện tại: [doanh thu, headcount].

[2] HOW WE WORK TOGETHER
- Tôi sẽ [pattern of work], vd. "mô tả vấn đề ngắn, mong bạn hỏi
  ngược lại nếu cần thêm context".
- Output format: [markdown / plain text / bullet / table].
- Độ dài mong đợi: [ngắn vs đầy đủ].
- Tone: [formal / casual / direct].

[3] WHAT YOU ARE GOOD AT (and what to focus on)
- [Vd: Tôi cần bạn giúp viết, không research]
- [Vd: Khi viết, ưu tiên ngắn gọn hơn đầy đủ]

[4] WHAT NEVER TO DO
- Không dùng [danh sách từ cấm]
- Không [behavior bị cấm, vd. "đừng kết bằng 'Hy vọng giúp ích!'"]
- Không [chính sách nội bộ, vd. "đừng đưa ra bất kỳ con số cụ thể
  về doanh thu/khách hàng nếu không có trong knowledge files"]

[5] HOW TO ASK ME FOR INFO
- Khi cần thêm context: hỏi 1 câu cụ thể, không phải 5 câu chung chung.
- Khi không chắc: nói "tôi không chắc về X, có thể bạn xác nhận?"
- Khi đề xuất 1 cái gì rủi ro: ghi rõ "đây là phương án rủi ro vì Y".
═══════════════════════════════════════════════════════════════

Tôi đã dùng template này cho ~15 founder. Output Claude khác hẳn trước và sau khi có system prompt, sát hơn, ngắn hơn, ít fluff.

---

#Knowledge base, chọn 5-15 file thông minh

Quá nhiều file → Claude phải sàng lọc → chậm. Quá ít → context yếu.

Sweet spot: 5-15 file mỗi project, mỗi file 1-10 trang.

#File knowledge cốt lõi cho mọi founder

Áp dụng cho Project Writing + Operations + Decision:

1. brand-voice.md: cách công ty bạn nói chuyện. 1-2 trang. List: voice attributes (vd. “trực tiếp, có số, không buzzword”), từ yêu thích, từ cấm, sample 5 câu hay.

2. product-overview.md: doanh nghiệp bán gì. 1-2 trang. Sản phẩm chính, USP, giá, target customer.

3. customer-persona.md: 2-3 persona chính. Mỗi persona: tên ảo, ngành, role, pain points, vocabulary họ dùng.

4. mission-vision-values.md: 1 trang. Vì sao công ty tồn tại, đi đâu, không thỏa hiệp ở đâu.

5. q-okr.md: OKR quý hiện tại. Cập nhật mỗi quý.

5 file trên là bộ cốt lõi. Dùng cho hầu hết project.

#File knowledge phụ (tùy project)

• competitor-summary.md: 5-10 đối thủ + tóm tắt 3-5 dòng mỗi cái
• sales-faq.md: 20-30 câu hỏi khách hay hỏi + cách trả lời
• decision-log.md: 10-20 quyết định lớn bạn đã ra, kèm lý do + outcome
• process-playbook.md: SOP cho các quy trình lặp đi lặp lại
• financial-snapshot.md: chỉ số tài chính cơ bản (doanh thu, margin, runway), cập nhật hàng tháng

---

#Workflow setup nhanh, 1 buổi cho cả 5 project

Mất khoảng 3-4 giờ làm bài bản. Quy trình:

Giờ 1, Soạn knowledge files cốt lõi: Mở Notion/Google Docs. Tạo 5 file knowledge cốt lõi. Mỗi file giữ ngắn (1-2 trang). Nếu chưa biết viết: paste vào Claude và hỏi “giúp tôi draft file X cho doanh nghiệp Y, dựa trên các thông tin sau:...”.

Giờ 2, Setup 5 project trong Claude:

• Mở claude.ai → Projects → Create new
• Mỗi project: đặt tên rõ (vd. “Writing”, “Research, competitor analysis”)
• Paste system prompt (dùng template ở phần trước)
• Upload 5-15 file knowledge

Giờ 3, Test mỗi project:

• Project Writing: yêu cầu viết 1 email cho khách mới, verify output sát voice
• Project Research: yêu cầu research 1 đối thủ mới, verify đúng format
• Project Decision: paste 1 tình huống quyết định, verify Claude hỏi ngược lại trước

Nếu output chưa sát → refine system prompt. Lặp 2-3 lần.

Giờ 4, Bookmark + thói quen:

• Bookmark từng project URL
• Quy ước với bản thân: việc viết → Project Writing, việc research → Project Research...
• Đừng dùng chat thường ngoài project, đó là quay lại cách dùng cũ

---

#Voice training, phần khác biệt nhất

Nhiều founder hỏi: “Tôi muốn Claude viết đúng giọng của tôi. Làm sao?”

3 bước:

#Bước 1, Thu thập 5-10 sample text bạn đã viết

Có thể là: post LinkedIn cá nhân, email phản hồi khách, blog post bạn từng viết. Chọn cái BẠN viết, không phải team viết cho bạn.

#Bước 2, Phân tích voice bằng Claude

Mở Claude → upload 5-10 sample text → prompt:

Đọc 5 sample text này tôi viết. Phân tích voice của tôi theo các chiều:
1. Câu ngắn hay dài? Trung bình bao nhiêu từ/câu?
2. Dùng nhiều danh từ Hán-Việt hay từ thuần Việt?
3. Tone: formal, casual, hay direct?
4. 10 từ tôi dùng thường xuyên (signature words)
5. 10 từ tôi né (banned words tự nhiên)
6. Câu mở đầu thường thế nào? Câu kết thường thế nào?
7. Có dùng ẩn dụ, ví dụ cụ thể, hay nói trực tiếp?

Output dạng markdown, đầy đủ để dùng làm voice guideline.

Claude ra 1 file brand-voice.md sẵn dùng. Lưu lại, paste vào knowledge base của Project Writing.

#Bước 3, Test voice

Trong Project Writing, prompt:

Viết giúp tôi 1 post LinkedIn ~200 từ về [chủ đề]. Theo đúng voice trong
file 'brand-voice.md'. Nếu có chỗ nào bạn không chắc theo voice tôi không,
ghi chú "(?)" cuối câu đó.

Output đầu tiên thường 70-80% giọng của bạn. Sau 5-10 lần dùng + refine voice file → 90%+. Lúc đó Claude viết drafts thay bạn được, bạn chỉ cần edit nhẹ.

---

#Trước khi sang bài 3

Sau bài 2, bạn nên có:

1. ✅ 4-6 Claude Project được setup với tên rõ
2. ✅ Mỗi project có system prompt 300-500 từ (đã refine 1-2 lần)
3. ✅ Mỗi project có 5-15 file knowledge cốt lõi
4. ✅ 1 file brand-voice.md đã được Claude phân tích từ sample của bạn
5. ✅ Đã bookmark URL các project, có thói quen vào đúng project khi làm việc

Khi xong, bạn đã có workspace cộng tác viên. Từ bài 3 trở đi, mỗi bài tập trung một workflow cụ thể (viết, research, ra quyết định, data, code, cowork). Bài 3 sẽ là writing workflow, sử dụng nhiều nhất ngày thường.