Đặt hạn mức công nợ cho đại lý: chặn nợ xấu trước khi nó phát sinh

Có một kiểu mất tiền rất khó chịu trong ngành phân phối: bạn không mất vì bán rẻ, không mất vì tồn kho, mà mất vì đã giao hàng cho một đại lý và không bao giờ thu lại được tiền. Hàng đi khỏi kho, hóa đơn đã xuất, con số doanh thu vẫn đẹp trong báo cáo, nhưng khoản phải thu đó cứ già đi từng tháng cho tới lúc kế toán lặng lẽ chuyển nó sang mục nợ khó đòi.

Điều đáng nói là phần lớn những khoản nợ xấu này không đến từ một cú lừa bất ngờ. Chúng đến từ một đại lý quen, mua đều, được tin tưởng, và được cho nợ ngày càng nhiều mà không ai đặt ra một cái trần. Đến khi bạn nhận ra thì dư nợ của riêng đại lý đó đã bằng cả tháng lãi gộp. Cái trần đó có một cái tên: hạn mức công nợ. Và ở rất nhiều nhà phân phối, nó chỉ tồn tại trong đầu người bán hàng.

#Bảng phân tuổi nợ nhìn về quá khứ, hạn mức nhìn về phía trước

Nếu bạn đã đọc về bảng phân tuổi nợ, bạn biết nó trả lời câu hỏi: công nợ hiện giờ xấu tới đâu, khoản nào quá hạn, quá hạn bao lâu. Đó là một công cụ tốt, nhưng nó là tấm gương chiếu hậu. Nó cho bạn thấy chuyện đã xảy ra rồi.

Hạn mức công nợ là công cụ nhìn về phía trước. Nó không hỏi đại lý này đang nợ bao nhiêu, mà hỏi đại lý này được phép nợ tối đa bao nhiêu trước khi bạn ngừng giao hàng chịu. Một bên là chẩn đoán, một bên là phòng ngừa. Bạn cần cả hai, nhưng nếu chỉ có bảng phân tuổi nợ mà không có hạn mức, bạn sẽ luôn ở thế phát hiện vấn đề sau khi tiền đã kẹt, thay vì chặn nó lại trước khi đơn hàng rời kho.

Vấn đề của hạn mức đặt trong đầu là nó luôn trễ một nhịp. Người bán hàng nhớ mang máng đại lý A hay trả chậm, nhưng khi đại lý A gọi đặt thêm một đơn gấp vào cuối tháng để chạy doanh số, áp lực chốt đơn thường thắng trí nhớ mơ hồ về công nợ. Đơn vẫn được duyệt. Dư nợ vẫn tăng. Và cái trần vô hình đó lùi ra sau thêm một bước nữa.

#Đặt hạn mức theo hành vi thanh toán, không theo doanh số

Sai lầm phổ biến nhất khi đặt hạn mức là lấy doanh số làm thước đo: đại lý mua càng nhiều thì cho nợ càng nhiều. Nghe thì thuận, nhưng nó thưởng nhầm người. Một đại lý mua nhiều mà trả chậm không phải là khách hàng tốt cần được nới hạn mức, đó chính là khách hàng đang giam nhiều vốn của bạn nhất và cần được siết lại.

Thước đo đúng là hành vi thanh toán trong quá khứ. Ba câu hỏi đủ để xếp loại một đại lý:

• Đại lý này trung bình bao nhiêu ngày sau hạn mới trả? Một người thường trả sớm hoặc đúng hạn khác hẳn một người luôn trả trễ hai đến ba tuần.
• Trong mười hai tháng qua có bao nhiêu lần đại lý này để nợ vượt quá hạn ở mức nghiêm trọng, ví dụ trên 60 ngày?
• Khi được nhắc nợ, đại lý này phản hồi và trả, hay lảng tránh và khất lần?

Ba câu hỏi này đều trả lời được từ dữ liệu bạn đã có sẵn trong phần mềm bán hàng hoặc sổ công nợ, chỉ là chúng chưa được gom lại thành một điểm rủi ro cho từng đại lý. Doanh số cho biết đại lý mua nhiều đến đâu. Hành vi thanh toán mới cho biết bạn có nên cho họ nợ hay không.

#Chia đại lý thành ba nhóm rủi ro

Đặt một con số hạn mức riêng cho từng đại lý bằng cảm tính vừa mất công vừa thiếu nhất quán. Cách gọn hơn là chia đại lý thành ba nhóm rủi ro dựa trên hành vi thanh toán, rồi gán mỗi nhóm một cách tính hạn mức khác nhau.

Nhóm tin cậy gồm các đại lý trả đúng hạn hoặc sớm, gần như không để nợ quá hạn nặng. Nhóm này có thể được hạn mức rộng, ví dụ tương đương một khoảng doanh số trung bình vài tuần, để không cản trở việc bán hàng.

Nhóm theo dõi gồm các đại lý thỉnh thoảng trả trễ nhưng vẫn trả, và không có khoản nợ nào rơi vào vùng nợ xấu. Nhóm này nên có hạn mức vừa phải và được xem lại định kỳ. Nếu hành vi thanh toán cải thiện, họ có thể lên nhóm tin cậy; nếu xấu đi, họ tụt xuống nhóm còn lại.

Nhóm rủi ro cao gồm các đại lý thường xuyên trả trễ nặng hoặc đang có nợ quá hạn kéo dài. Với nhóm này, hạn mức nên thấp, thậm chí bằng không, nghĩa là chuyển sang bán thu tiền trước cho tới khi họ thanh toán bớt phần nợ cũ. Đây không phải trừng phạt, mà là bảo vệ vốn của bạn khỏi khoản dễ mất nhất.

Điểm mấu chốt là quy tắc gán nhóm được viết ra và áp dụng như nhau cho mọi đại lý, thay vì đổi theo cảm giác từng cuộc gọi. Khi quy tắc rõ ràng, đội bán hàng cũng dễ giải thích với đại lý hơn: hạn mức của anh dựa trên lịch sử thanh toán, không phải do tôi làm khó.

#Hai ngưỡng để hạn mức tự vận hành

Một con số hạn mức ghi trong hồ sơ không có tác dụng gì nếu không ai kiểm tra nó lúc lên đơn. Để hạn mức thật sự chặn được rủi ro, nó cần được kiểm tra tự động ở đúng thời điểm đại lý đặt hàng, và cần hai ngưỡng để phản ứng theo mức độ.

Cách làm phổ biến trong các quy trình quản lý công nợ là dùng ngưỡng 80% và 100%. Khi tổng dư nợ của một đại lý chạm khoảng 80% hạn mức, hệ thống hoặc người phụ trách phát một cảnh báo nội bộ tới quản lý bán hàng và kế toán, để hai bên cùng biết đại lý này đang tiến gần trần. Khi dư nợ chạm 100% hạn mức, đơn hàng mới bị tạm giữ và chỉ được giao sau khi có người đủ thẩm quyền duyệt ngoại lệ, thường là sau khi đại lý trả bớt phần nợ đang treo.

Hai ngưỡng này biến hạn mức từ một con số chết thành một cái phanh thật. Cảnh báo ở 80% cho bạn thời gian xử lý mềm: một cuộc gọi nhắc trả, một lời hẹn thanh toán, trước khi phải chặn đơn. Việc tạm giữ ở 100% đảm bảo rằng dù người bán hàng có muốn chốt đơn đến đâu, dư nợ của một đại lý cũng không thể âm thầm vượt trần bạn đã đặt.

Nếu bạn chưa có phần mềm tự kiểm tra ngưỡng, quy trình này vẫn chạy được bằng tay: một cột hạn mức và một cột dư nợ hiện tại trong bảng công nợ, cộng một cột tỷ lệ dư nợ trên hạn mức, tô màu vàng ở 80% và đỏ ở 100%. Đội bán hàng nhìn cột màu trước khi duyệt đơn cho đại lý đang ở vùng vàng hoặc đỏ.

#Bốn sai lầm khiến hạn mức mất tác dụng

Hạn mức chỉ bảo vệ được bạn nếu tránh được vài lỗi thường gặp:

1. Đặt hạn mức một lần rồi để đó. Hành vi thanh toán của đại lý thay đổi theo thời gian, nên hạn mức cần được xem lại định kỳ, ví dụ mỗi quý. Một đại lý từng tin cậy có thể đang gặp khó về dòng tiền mà bạn chưa cập nhật.
2. Cho vượt trần vì nể. Nếu ngoại lệ được duyệt quá dễ mỗi khi đại lý than phiền, cái trần không còn là trần. Ngoại lệ nên hiếm, có người chịu trách nhiệm duyệt, và có điều kiện đi kèm, chẳng hạn trả bớt nợ cũ trước.
3. Chỉ nhìn tổng dư nợ mà bỏ qua tuổi nợ. Một đại lý còn cách trần khá xa nhưng có một khoản đã quá hạn 90 ngày còn nguy hiểm hơn một đại lý gần chạm trần nhưng luôn trả đúng hạn. Hạn mức nên đi cùng bảng phân tuổi nợ, không thay thế nó.
4. Không nói trước với đại lý. Hạn mức áp đột ngột giữa một đơn hàng gây khó chịu và làm hỏng quan hệ. Thông báo trước chính sách hạn mức, giải thích cơ sở là lịch sử thanh toán, sẽ dễ được chấp nhận hơn nhiều so với việc chặn đơn mà không báo trước.

#Vì sao đây không phải chuyện của riêng vài nhà phân phối

Có thể bạn đang nghĩ đại lý của mình đều quen biết lâu năm, chuyện nợ xấu là của người khác. Nhưng bán chịu là mặc định của mô hình phân phối, và rủi ro đi kèm với nó cũng vậy. Theo báo cáo của Atradius về thương mại B2B tại Việt Nam, khoảng một nửa giá trị hàng bán chịu không được thanh toán đúng hạn, và một phần trong số đó cuối cùng phải xóa sổ. Đây là ước tính ở cấp thị trường, không phải con số của riêng doanh nghiệp bạn, nhưng nó nói lên một điều: công nợ trễ hạn là chuyện thường ngày, không phải ngoại lệ.

Hạn mức công nợ không làm cho rủi ro biến mất. Nó làm cho rủi ro có một cái trần. Thay vì để dư nợ của một đại lý trôi tự do cho tới khi thành khoản khó đòi, bạn đặt trước một con số mà tại đó hệ thống buộc phải dừng lại và đặt câu hỏi. Đó là khác biệt giữa việc phát hiện nợ xấu khi đọc báo cáo cuối năm và việc chặn nó ngay tại quầy lên đơn.

#Bắt đầu từ đâu

Bạn không cần một phần mềm mới để bắt đầu. Bốn bước đủ để có phiên bản đầu tiên:

Trước hết, xuất dữ liệu công nợ hiện tại theo từng đại lý từ phần mềm bán hàng hoặc kế toán bạn đang dùng. Sau đó, với mỗi đại lý, tính số ngày trả tiền trung bình và số lần để nợ quá hạn nặng trong mười hai tháng qua, rồi xếp họ vào một trong ba nhóm rủi ro. Tiếp theo, gán cho mỗi nhóm một cách tính hạn mức và điền con số hạn mức vào bảng công nợ. Cuối cùng, thêm cột tỷ lệ dư nợ trên hạn mức và tô màu ở hai ngưỡng 80% và 100% để đội bán hàng nhìn thấy trước khi duyệt đơn.

Toàn bộ việc này nằm trong cùng một bảng với phân tuổi nợ. Nếu bạn muốn một mẫu bảng sẵn để không phải dựng từ đầu, tài liệu dưới đây có cả mẫu báo cáo công nợ theo đại lý, bảng phân tuổi nợ, và quy trình nhắc nợ để gắn hạn mức vào đó.

Doanh thu tăng là tin vui, nhưng chỉ khi tiền thật sự về tài khoản. Đặt một cái trần rõ ràng cho công nợ từng đại lý, dựa trên cách họ trả tiền chứ không phải số họ mua, là một trong những cách rẻ nhất để giữ cho tăng trưởng doanh số không biến thành tăng trưởng nợ khó đòi.