Bài 6, Follow-up action item: Notion database 4 cột + Friday review 15 phút cuối tuần

CEO gửi tôi screenshot 8 action items từ Monday meeting tuần 35. Hôm nay là tuần 40, 5 tuần sau. Tôi đếm: 3 đã close, 2 đang "in progress" (5 tuần liền), 2 không ai biết status, 1 đã bị quên.

Đây là vấn đề follow-up. Bài 6 dạy workflow chuẩn để mọi action item từ Monday meeting có outcome rõ ràng, close, kill, hoặc push với lý do.

---

#Tại sao follow-up quan trọng nhất

Brief tốt + agenda 30 phút + 7 câu hỏi đúng, tất cả vô nghĩa nếu không có follow-up. Lý do:

1. Trust collapse khi action item bị quên. Team commit, sếp note, sau đó im lặng. Sau 4-5 lần, team không commit nữa, chỉ "dạ vâng" formal.

2. Pattern xấu lặp lại. Cùng vấn đề xuất hiện 3 tuần liên tiếp vì action tuần trước không close → meeting waste lặp.

3. Founder mất visibility. Không track action = không biết team đang thực sự busy với gì. 2 tuần sau, founder hỏi "việc X xong chưa?", team awkward.

Quy tắc: 1 hour invest vào follow-up workflow tiết kiệm 5-10 hour/tuần meeting waste sau đó.

---

#Notion database 4 cột

Template tối thiểu, không over-engineer.

#Cấu trúc

Cột	Type	Mô tả
Action	Text	Mô tả ngắn 1-2 câu. Concrete, có deliverable.
DRI	Person	1 người duy nhất own. Không "team" hay "department".
Due	Date	Deadline cụ thể. Default = +5 ngày (tuần sau Monday).
Status	Select	Not started / In progress / Done / Blocked / Killed

5 status đủ. Hơn = overhead.

#Optional fields (bổ sung khi cần)

• Source meeting: link tới Monday brief tuần ra action
• Acceptance criteria: 1 sentence "biết là done khi...".
• Dependency: action khác cần xong trước
• Effort estimate: S/M/L (sub-day / 1-2 day / 3+ day)

Không add tất cả. Bắt đầu 4 cột, thêm khi pattern thiếu.

#Views

3 views recommend:

View 1: Active (filter Status ≠ Done && ≠ Killed) Default view. Mọi action chưa close. Sort by Due asc.

View 2: Mine (filter DRI = current user) Mỗi người mở view này → thấy action mình own. Self-accountability.

View 3: By DRI (group by DRI) Founder/COO mở view này → thấy load distribution. Ai overload, ai có capacity.

---

#Format action item

#Action concrete (✓)

• "Recover khách Hùng Vương, payment plan 3 đợt, signed by Friday"
• "Audit marketplace 8% drop, present hypothesis to leadership T5 9am"
• "Backup bếp trưởng HBT, interview 2 candidate trước 28/9"

Đặc điểm:

• Verb cụ thể (recover, audit, interview)
• Deliverable rõ (signed payment plan, presentation, candidates)
• Constraint thời gian inline

#Action vague (✗)

• "Improve onboarding flow", không có deliverable, không có deadline implicit
• "Work on marketplace problem", không có scope
• "Discuss with team", không có output

Fix vague action:

• Hỏi "deliverable nào tuần sau bạn show?"
• Hỏi "ai sẽ nhận output này?"
• Hỏi "1 câu acceptance criteria, biết là done khi nào?"

---

#Friday review 15 phút

Mỗi thứ Sáu 4:30-4:45pm. Cả leadership team. 15 phút strict.

#Format

Phần 1 (5 phút): Đi qua active actions

Facilitator share screen Notion database view "Active". Sort by Due asc.

Mỗi action overdue (Due < today):

• DRI report 1-câu: done, blocked, hay push.

Mỗi action upcoming (Due trong 3 ngày):

• DRI quick check: on track?

Action xa hơn 3 ngày: skip.

Phần 2 (5 phút): Close / Kill

Action nào DRI nói "done" → status Done. Add 1-câu outcome.

Action "Killed", discuss 30 giây mỗi cái:

• Lý do kill: redundant / out-of-scope / abandoned
• Note vào database

Phần 3 (5 phút): Prep cho Monday

Action nào "in progress" 3+ tuần liên tiếp:

• Flag để Monday meeting tuần sau discuss root cause (không nag, mà fix system)

Action "blocked", flag blocker:

• Founder/COO commit unblock weekend nếu critical
• Else add vào ưu tiên Monday next week

---

#Khi nào kill action item

Kill action ≠ fail. Là decision tỉnh táo. 3 lý do hợp lệ:

#Kill type 1: Redundant

Action ra tuần 1 dựa giả định X. Tuần 3, biết giả định X sai → action không relevant nữa.

Ví dụ: "Audit marketplace tụt 8%, present T5" Tuần sau, Shopee thông báo platform-wide algo change → mọi store đều tụt 8%. Audit cá nhân không informative nữa. → Kill. Add new action "Track recovery across industry".

#Kill type 2: Out-of-scope (should be project)

Action quá lớn, không phải task tuần, là project tháng.

Ví dụ: "Improve onboarding" → 1 line action sống 4 tuần. Thực ra là 2-3 sprint work. → Kill action item. Spin off thành project có project plan + multiple sub-action.

#Kill type 3: Abandoned (priority shift)

Action lúc ra là important. 2-3 tuần sau, priority quý shift → không important nữa.

Ví dụ: "Build new pricing tier", tuần sau, có round funding mới, focus shift sang product expansion. Pricing tier defer Q1. → Kill action. Move vào "Q1 backlog" doc.

---

#Pattern fail: action item sống > 3 tuần

3 tuần liên tiếp "in progress" = pattern fail. Không phải team yếu, là system issue.

3 root cause + fix:

#Root cause 1: Scope quá lớn

Action thực ra là project. Tuần nào cũng "đang làm" vì không có acceptance criteria rõ.

Fix: break down. "Improve onboarding" → 5 sub-actions specific tuần này:

• "Audit 10 customer onboarding call recordings, pattern fail" (week 1)
• "Draft v2 onboarding flow doc" (week 2)
• "Test v2 với 3 new customers" (week 3)
• ...

#Root cause 2: Wrong DRI

Action gán cho người không có authority hoặc capacity.

Fix: re-assign hoặc giảm scope. Hỏi DRI thực: "Bạn có authority decide X không? Có capacity 3 ngày tuần này không?"

#Root cause 3: Not actually priority

Action ra meeting vì "có vẻ quan trọng", nhưng khi conflict với việc khác → bị defer mỗi tuần.

Fix: hỏi thẳng, "Action này có thực sự priority quý không?" Nếu không → kill. Đừng kéo dài.

---

#Action item ngoài Monday meeting

Action không chỉ từ Monday. Mỗi 1:1, sales call, customer feedback session có thể sinh action.

Quy tắc:

• Action có deliverable + DRI + deadline → vào Notion database (cùng database)
• Source: ghi "1:1 with X" hoặc "Customer call ABC"
• Friday review pass qua tất cả, không chỉ Monday's

Quy tắc số 2: tránh "action item shadow", sticky note trên desk hoặc Slack message. Mọi thứ → 1 database.

Sau 3-6 tháng, Notion database trở thành "memory" của leadership team. Searchable, archivable.

---

#Metric về follow-up health

Quarterly review (bài 9): metric đo follow-up effectiveness.

• Close rate: % action close trong 2 tuần kể từ creation. Target 70%+.
• Killed rate: % action killed (clean, có lý do). Target 10-20% (kill OK, không 0%).
• Stale rate: % action sống > 3 tuần liên tiếp. Target < 5%.

Nếu stale rate > 15% → root cause analysis. Pattern thường: scope vague hoặc Friday review skip.

---

#Trước khi sang bài 7

Checklist:

• Bạn đã setup Notion database 4 cột (hoặc Trello / Linear / Asana, không bias công cụ).
• Bạn đã add 3 views (Active / Mine / By DRI).
• Bạn đã commit Friday 4:30pm meeting 15 phút trên calendar, block 12 tuần.
• Bạn đã decide 3 lý do hợp lệ để kill action (redundant / out-of-scope / abandoned).
• Bạn đã communicate với team: "kill ≠ fail, là decision tỉnh táo".

Bài 7 vào case edge: async option khi key người vắng meeting. Không nên cancel meeting, không nên ép họ join, có pattern hybrid.