CEO gửi tôi báo cáo cuối Q3: “Team A đạt 0.65, team B đạt 1.0, team C đạt 0.5. Team B làm tốt nhất, team C tệ nhất”.
Tôi mở từng OKR. Team A có 3 KR aspirational rõ ràng (target stretch 30-40% so với baseline). Team B có 4 KR đều “duy trì performance Q2”. Team C có 5 KR, 2 cái target gấp đôi baseline.
Kết luận tôi đưa: team A làm tốt nhất, team B đặt OKR an toàn, team C có ambition đúng nhưng giả định sai chỗ nào đó. Score 0-1 không nói được câu chuyện đó nếu mọi người không phân biệt aspirational vs committed.
Bài 7 dạy bạn scoring đúng và review không thành đổ lỗi.
Aspirational vs committed, phân biệt từ đầu
Google chia 2 loại OKR:
Aspirational (stretch) OKR: stretch xa, sweet spot 0.6-0.7. Đặt cao để team push hết khả năng, biết trước không phải lúc nào cũng đạt 1.0.
Ví dụ: “Doanh thu Q4 ≥ 8 tỷ (baseline Q3: 5 tỷ, +60% growth)”. Đây là stretch. Đạt 7,5 tỷ → score 0.94, đạt 6,5 tỷ → score 0.75. Cả 2 đều “ổn” nếu aspirational.
Committed OKR: phải đạt 1.0. Nếu không đạt = vấn đề thật. Đặt thấp hơn aspirational, gần với roadmap baseline.
Ví dụ: “Q4 launch sản phẩm Z không ảnh hưởng SLA hiện tại (99.5% uptime)”. Đây là committed. 99.2% uptime là fail thật, không phải “ổn 0.7”.
Quy tắc cho SME: gán nhãn rõ từ đầu. Mỗi OKR khi viết phải tag (aspirational) hoặc (committed). Không tag → scoring vô nghĩa.
Tỷ lệ gợi ý:
- 70% aspirational + 30% committed cho startup giai đoạn growth.
- 50% aspirational + 50% committed cho SME ổn định.
- 30% aspirational + 70% committed cho công ty đang ở mode “giữ hệ thống chạy ổn”.
Scoring 0.0-1.0, cách tính
Đầu quý: target rõ (X). Cuối quý: actual rõ (Y).
Công thức cơ bản:
- Score = (Actual - Baseline) / (Target - Baseline)
- Cap ở 1.0 (không “score 1.2” cho overachieve)
- Floor ở 0.0 (không âm)
Ví dụ:
- Baseline DSO Q3: 62 ngày.
- Target Q4: 45 ngày.
- Actual cuối Q4: 50 ngày.
- Score: (62 - 50) / (62 - 45) = 12/17 = 0.71.
Cho aspirational OKR, 0.71 là tốt. Cho committed OKR, 0.71 là fail.
Trường hợp đặc biệt:
-
KR binary (launch / không launch): chỉ 0 hoặc 1. Không có giữa. Nếu có outcome thêm (launch + 50 user active), score = 0 nếu chưa launch, score đo theo user active nếu đã launch.
-
KR có baseline 0: ví dụ “0 → 3 deal lớn”. Score = Actual / Target. 2 deal = 0.67.
-
KR direction-reverse (giảm là tốt): ví dụ DSO 62 → 45. Công thức ngược, đã có ở ví dụ trên.
Score Objective: trung bình arithmetic của các KR. Đơn giản, đừng weight phức tạp ở year 1.
Đọc số: 0.7 là tốt hay xấu
Phụ thuộc loại OKR:
| Score | Aspirational OKR | Committed OKR |
|---|---|---|
| 1.0 | Set quá thấp, đặt cao hơn quý sau | OK, on plan |
| 0.7-0.9 | Vùng tốt nhất | Hơi miss, cần dig |
| 0.5-0.7 | Stretch mạnh, có push thật | Fail rõ, retrospective |
| 0.3-0.5 | Có ambition nhưng off, dig giả định | Fail nặng, leadership review |
| < 0.3 | Đặt sai từ đầu hoặc thực thi sai lớn | Major issue |
Anti-pattern phổ biến: founder vui khi team đạt 1.0, không vui khi 0.7. Sai ngược.
- 1.0 mỗi quý → OKR đặt an toàn, không có push, không có learning.
- 0.7 → push thật, học được, kể cả không “đạt”.
Quy tắc Google công bố: nếu team trung bình > 0.7 trong 2 quý liên tiếp, đặt OKR cao hơn quý sau. Nếu < 0.4 trong 2 quý, OKR đặt quá cao, calibrate xuống.
Khi review, đừng so sánh team A vs team B bằng score. Team A có 5 aspirational KR đạt 0.65 average. Team B có 5 committed KR đạt 0.9 average. Không có nghĩa team B làm tốt hơn, chỉ có nghĩa họ set OKR khác loại. So sánh là táo với cam.
Quarterly review, 90 phút, 3 phần
Tuần 12 (cuối quý), tổ chức buổi review 90 phút mỗi team. Format:
Phần 1 (30 phút): Score
Cho mỗi KR:
- Owner present: số final + score tính ra + 1 câu kể câu chuyện.
- Cả team agree score (không tranh cãi nhỏ, chấp nhận sai số ±0.05).
Output: bảng score đầy đủ cho team OKR.
Quy tắc: phần score là quantitative. Không có discussion về “tại sao fail” ở phần này. Để phần 2.
Phần 2 (30 phút): Retrospective
5 câu hỏi cho cả team:
Câu 1: Cái gì đi tốt quý này? Ai cũng ghi 1-2 thứ lên giấy. Share. Cluster.
Câu 2: Cái gì không đi tốt? Tương tự. Đây không phải đổ lỗi cá nhân, là “hệ thống có gì cản”.
Câu 3: KR nào set sai từ đầu? Nhìn lại từng KR, KR có thực sự đo outcome đúng không? Có baseline đúng không? Có realistic không? Tag KR nào “poorly set”.
Câu 4: Giả định nào sai? OKR set đầu quý dựa trên giả định. Quý này có giả định nào hóa ra sai? “Ta nghĩ marketplace launch tháng 1, hóa ra tháng 3”, “ta nghĩ baseline DSO 62, hóa ra 75”.
Câu 5: 1 thứ làm khác quý sau là gì? Mỗi team member ghi 1 thứ. Không 5 thứ. 1 cải tiến concrete cho quý sau.
Thư ký note. Output: 1 retrospective doc, lưu vào team wiki.
Phần 3 (30 phút): Setup quý sau
Dùng learning từ phần 2 để adjust:
- 3-5 Objective quý sau (draft, refine theo bài 2-3).
- Cascade map (theo bài 4).
- Lịch weekly check-in (theo bài 6).
90 phút xong. Đầu quý sau team sẵn sàng.
Retrospective không thành đổ lỗi
Phần 2 (retrospective) là chỗ dễ thành đổ lỗi nhất. 3 kỹ thuật tránh:
Kỹ thuật 1: “System over person” Khi ai đó nói “X làm chậm pipeline”, team lead phải re-frame: “Hệ thống nào cho phép pipeline chậm mà không catch sớm?”. Convert blame thành system improvement.
Kỹ thuật 2: “Past tense, future fix” Discuss quá khứ → end với commit thay đổi tương lai. “Tuần 3 ta phát hiện baseline sai → quý sau, ai cũng audit baseline trong tuần 0”.
Kỹ thuật 3: “Leadership go first” Team lead/CEO mở đầu phần 2 bằng “Tôi đã làm gì sai quý này”. Khi leadership tự critique trước, team mới dám open. Nếu leadership chỉ nghe và evaluate, không ai chia sẻ thật.
8 công ty VN tôi quan sát: 6 công ty có leadership tự critique trước retrospective → team chia sẻ blocker thật, learning sâu. 2 công ty leadership chỉ ngồi nghe → retrospective thành PowerPoint “chúng tôi cố gắng hết sức”, không có insight.
Khi nào kill OKR giữa quý vs cuối quý
Đôi khi cần kill OKR. Khi nào ở tuần 5-6 (giữa quý), khi nào chờ cuối quý:
Kill giữa quý nếu:
- Confidence dưới 3 trong 3 tuần liên tiếp dù đã intervention.
- Giả định gốc sai (KR đo cái không quan trọng nữa).
- External factor lớn thay đổi (đối thủ launch surprise, regulatory change).
Chờ cuối quý nếu:
- Confidence ở 4-6, có khả năng turnaround.
- Blocker đã identify, đang fix.
- Quý còn > 4 tuần.
Kill giữa quý không phải fail. Là retire. Document trong weekly note: “KR1.3 retired tuần 6 vì [lý do]. Replace với KR1.3-new: [KR mới]”.
Mọi người sợ kill OKR vì “mất mặt”. Sai. Kill OKR đúng lúc là strength, không phải weakness.
Không link OKR với compensation, hard rule
Đây là phần gây tranh cãi nhất với founder VN: “Vậy nhân viên có incentive gì để đạt OKR?”.
3 câu trả lời:
1. Performance review riêng. Compensation, raise, bonus, promotion đều dựa trên performance review, không phải OKR score. PR xét: outcome (OKR là 1 input), cách làm việc, growth, peer feedback, fit culture. PR formal mỗi 6-12 tháng.
2. OKR đo capability + ambition, không phải performance. Đạt 0.7 trên aspirational không tệ. Đạt 1.0 đều không tốt nếu OKR đặt thấp. PR nhìn câu chuyện đầy đủ.
3. Link OKR với pay = giết OKR. Khi link, behaviors thay đổi:
- Sandbagging (set thấp).
- Hiding blocker (không flag rủi ro).
- Gaming KR (đạt số nhưng không đạt outcome thật).
- Không hợp tác (sợ team khác claim credit).
Đây không phải gợi ý hay best practice, đây là quy luật. Tất cả công ty link OKR với pay đều giảm hiệu quả OKR sau 2-3 quý.
Nếu founder VN của bạn vẫn muốn link OKR với pay sau khi đọc đoạn này, thì hãy ngừng dùng OKR. Dùng “quarterly targets” (link với pay) thay vì gọi là OKR. Đừng giả vờ dùng OKR mà link với pay, confusing nhất với team.
Communication với team về scoring
Trước retrospective quý đầu, communicate rõ:
Team,
Tuần 12 ta sẽ review OKR Q[N]. Trước buổi:
1. OKR score (0.0-1.0) không phải GPA. 0.7 trên aspirational OKR là tốt.
Đặt cao để push, không phải đặt thấp để chắc đạt 1.0.
2. Score KHÔNG ảnh hưởng raise/bonus. Performance review riêng,
mid-year (T6) và year-end (T12).
3. Retrospective phần 2 không phải tìm người sai. Là tìm hệ thống cải tiến.
Tôi (CEO/founder) sẽ tự critique trước.
4. Nếu KR fail vì lý do hệ thống, learning vẫn rất giá trị. Hãy share thật.
5. Quý sau, OKR set cao hơn quý này (nếu đạt > 0.7 trên aspirational).
Đó là dấu hiệu công ty đang grow.
Buổi review 90 phút thứ Sáu tuần 12, 9h-10h30.
Communicate này 1-2 tuần trước review. Reinforce trong meeting cuối check-in tuần 11.
Trước khi sang bài 8
Checklist tự đánh giá:
- Mỗi OKR đã tag rõ aspirational hay committed từ đầu quý.
- Bạn đã có công thức scoring rõ, áp dụng nhất quán.
- Bạn đã commit không link OKR với compensation, và communicate điều này với team.
- Bạn có 90 phút buổi review cuối quý với 3 phần riêng (score, retro, setup).
- Bạn đã chuẩn bị 5 câu hỏi retrospective + commit “leadership go first”.
Bài 8 vào phần khó nhất: khi OKR fail, diagnose lý do thật. Không phải team yếu, 8 nguyên nhân thật + framework recovery cho mỗi case.
AI cowork tip
Trước retrospective, paste tất cả weekly check-in notes 12 tuần + final scores vào Claude với prompt: “Đây là 12 tuần check-in notes + final score của team [N]. Synthesize: (1) 3 pattern lặp lại trong blocker, (2) 2 confidence trend (KR nào confidence ↓ trend rõ nhất, KR nào turnaround tốt nhất), (3) 1 giả định gốc dường như sai dựa vào data, (4) 3 đề xuất cho retrospective question 'kế hoạch quý sau làm khác gì'. Format ngắn gọn, không buzzword.”. Output làm pre-read cho buổi retrospective, 30 phút tiết kiệm thành ra discussion sâu hơn.
Đọc tiếp
Bài 1, OKRs là gì: khác KPI ở chỗ nào, và sao SME Việt Nam dùng hỏng nhiều hơn dùng đúng
Phân biệt OKR vs KPI vs MBO bằng ngôn ngữ founder VN, không bằng định nghĩa Wikipedia. 3 lý do SME Việt Nam dùng OKR thất bại và 3 điều kiện tiên quyết phải có trước khi bắt đầu.
Đọc bàiBài 2, Viết Objective tốt: 7 quy tắc và 10 ví dụ Vietnamese operator
Objective là câu thử thách bằng ngôn ngữ founder, không phải tiêu đề project. 7 quy tắc viết O không nhạt + 10 ví dụ tốt vs xấu cho SME Việt Nam (retail, F&B, B2B, SaaS).
Đọc bàiBài 3, Viết Key Results đúng: số đo outcome, không phải task đã làm
Key Results là số đo thay đổi outcome, không phải checklist hoạt động. Phân biệt outcome vs output, leading vs lagging. 5 dạng KR tốt nhất + 8 anti-pattern phổ biến cho SME VN.
Đọc bài