Bài 9, OKR tools: Sheets template free hay Lattice/Quantive, chọn theo size công ty

Founder hỏi: “Em đang dùng Sheets, có nên chuyển Lattice không?”.

Tôi hỏi lại: “Vấn đề hiện tại em đang gặp là gì?”.

“Sheets messy, team không chịu update.”

Đây không phải vấn đề Sheets. Lattice cũng sẽ có vấn đề tương tự. Vấn đề thật: process check-in chưa chặt, team không thấy giá trị của việc update. Bài 9 dạy bạn khi nào chọn tool nào, và quan trọng hơn, khi nào KHÔNG nên đổi tool.

---

#Quy tắc số 1: tool không fix process

Trước khi nói về tool, quy tắc cứng:

Nếu OKR đang fail vì root cause bài 8 (O viết sai, KR sai, không có rhythm, link compensation...), đổi tool không fix được.

Pattern phổ biến: công ty fail OKR Q3. Founder nghĩ “chắc do Sheets không đẹp”, chuyển Lattice. Q4 vẫn fail vì lý do thật chưa fix.

Test trước khi shopping tool:

1. Process OKR của bạn đã ổn chưa? (viết O/KR đúng, weekly check-in đều, retrospective làm thật)
2. Nếu chưa, dừng. Fix process trước (bài 1-8).
3. Nếu rồi, tiếp tục bài này để chọn tool.

---

#4 lựa chọn tool, overview

#Lựa chọn 1: Sheets / Excel template

Phù hợp: < 50 người, < 4 team, year 1-2 OKR.

Ưu:

• Free.
• Flex hoàn toàn, custom field, view, công thức.
• Mọi nhân viên đã quen.
• Sharing dễ.

Nhược:

• Manual update, team phải nhớ vào sheet update.
• Không có notification.
• View kém khi nhiều team.
• Versioning khó (đầu Q1 vs Q4 mất history).

#Lựa chọn 2: Notion với database

Phù hợp: < 80 người, đã dùng Notion cho internal docs.

Ưu:

• Free hoặc rất rẻ ($8/user/tháng).
• Notion database flex hơn Sheets cho OKR.
• Link OKR với meeting notes, project docs, retro.
• View tùy biến: Kanban, gallery, calendar, timeline.

Nhược:

• Vẫn manual update.
• Database queries phức tạp khó setup ban đầu.
• Mobile experience yếu.

#Lựa chọn 3: Asana Goals, ClickUp, Linear

Phù hợp: đã dùng tool task management cho work, muốn link OKR với task.

Ưu:

• OKR là 1 feature trong tool đã có, không phải tool mới.
• Link KR với task/project trực tiếp.
• Progress tự update khi task complete.

Nhược:

• OKR feature thường thiếu so với dedicated tool (no aspirational vs committed tag, no confidence trend chart).
• Lock-in với platform.

#Lựa chọn 4: Dedicated OKR tool

Phù hợp: > 80 người, > 5 team, đã chín OKR (4+ quý).

Các option chính:

Lattice ($8-15/user/tháng): OKR + performance review + 1:1 + engagement. All-in-one HR platform.

Quantive (formerly Gtmhub, $7-21/user/tháng): pure OKR, mature, có AI insights.

Mooncamp ($6-12/user/tháng): pure OKR, UX tốt, châu Âu.

Weekdone ($5-12/user/tháng): pure OKR, focus weekly check-in.

Ưu chung:

• Workflow OKR-native (set, check-in, score, review built-in).
• Confidence trend tự graph.
• Reminder + notification.
• Reporting cross-team.
• Integration với Slack, Jira, etc.

Nhược chung:

• Đắt ở scale ($4K-15K/năm cho 50-100 người).
• Lock-in.
• Setup 4-6 tuần.
• Team phải học tool mới.

---

#Decision tree theo size

START: Headcount công ty bạn?

├─ < 15 người: Sheets / Excel template
│  Hoặc thậm chí 1 Notion page đơn giản.
│  Đừng over-engineer.
│
├─ 15-50 người: Sheets HOẶC Notion
│  Chọn Notion nếu đã dùng cho docs.
│  Chọn Sheets nếu team comfort với spreadsheet.
│
├─ 50-100 người: Notion HOẶC Asana/ClickUp OR đầu tư dedicated
│  Question: bạn đã chạy OKR đủ chín (4+ quý) chưa?
│  - Chưa: stay với Notion/Sheets, fix process trước.
│  - Rồi: đánh giá dedicated tool (Lattice nếu cần HR all-in-one, Quantive/Mooncamp nếu pure OKR).
│
├─ 100+ người: Dedicated tool
│  Notion/Sheets không scale được với cross-functional 5+ team.
│  Chọn theo: HR-integrated (Lattice) vs pure OKR (Quantive/Mooncamp).
│
└─ Multi-entity / cross-country: Dedicated tool, no question
   Cần admin permission complex, reporting roll-up.

---

#Sheets template, sample cấu trúc

Cho công ty < 50 người, đây là cấu trúc Sheets đủ dùng:

Sheet 1: Company OKR Q[N]

O	KR	Type	Owner DRI	Baseline	Target	Stretch?	Week 1	Week 4	Week 8	Week 12	Final	Score
O1	KR1.1	aspirational	CEO	62 ngày	45 ngày	Yes	62	58	52	48	50	0.71
O1	KR1.2	committed	Head Sales	0 deal	3 deal	No	0	1	2	3	3	1.0

Sheet 2: Team OKR Q[N], tương tự cho từng team.

Sheet 3: Weekly Check-in Log

Week	Team	KR	Confidence	Trend	Blocker	Help	Note
W1	Sales	KR1.1	7	-	None	-	Setup baseline OK
W2	Sales	KR1.1	7	flat	None	-	On track
W3	Sales	KR1.1	6	↓	CRM data sai	Dev fix	escalated

Sheet 4: Retrospective notes, 1 row mỗi quý, 5 câu retrospective + 1 concrete change.

Template này 4 sheet, đủ tracking OKR đầy đủ. Public template tôi share: link sẽ ở cuối bài (placeholder cho founder tự build).

---

#Notion setup, sample database

Notion mạnh hơn Sheets ở chỗ relational database. Setup:

Database 1: OKR Library Fields:

• Title (KR)
• Belongs to Objective (relation)
• Type (aspirational/committed)
• Owner DRI (person)
• Status (active/retired/done)
• Baseline, Target, Current (number)
• Score (formula)
• Quarter (select Q1/Q2/Q3/Q4)
• Year (select)

Database 2: Weekly Check-ins Fields:

• KR (relation to Database 1)
• Week number
• Confidence (1-10)
• Number this week
• Blocker (text)
• Help needed (text)
• Owner update (person)

Database 3: Retrospectives 1 entry per quarter per team.

Views:

• Company OKR view (Database 1, filter Quarter = current)
• Team OKR view (filter by team)
• Confidence trend (Database 2, gallery group by KR)

Setup 1 lần (3-4 tiếng), dùng nhiều năm.

---

#Khi nào upgrade, 4 trigger

Đừng upgrade theo cảm giác. Đúng trigger:

Trigger 1: Headcount > 80 và > 5 team Notion/Sheets scale kém với 5+ team cross-functional. View cross-team mất công maintain.

Trigger 2: Đã chạy > 4 quý chín Process OKR đã ổn (root cause bài 8 không còn). Tool có thể amplify, không phải fix.

Trigger 3: Có ROI rõ Tính: dedicated tool $X/năm. Tiết kiệm thời gian admin OKR Y giờ/tuần × 52 tuần × cost/giờ. ROI > 2 lần = upgrade.

Trigger 4: Cần feature cụ thể không có ở Sheets/Notion Ví dụ: 1-on-1 tích hợp (Lattice), AI auto-summary (Quantive), Slack-native check-in (Weekdone).

Không có trigger nào → don't upgrade. Stick với Sheets/Notion.

---

#Khi shopping dedicated tool, checklist

Đã quyết định upgrade, đánh giá tool theo 8 tiêu chí:

1. Aspirational vs committed tag: tool có cho phép tag không? Cần thiết cho scoring đúng.
2. Confidence trend chart: tự graph 12 tuần confidence của 1 KR? Critical.
3. Cascade map visual: thấy company → team → individual relationship dễ không?
4. Weekly check-in workflow: template, reminder, mobile?
5. Reporting cross-team: roll-up score, identify cross-functional gap?
6. Integration: Slack, Notion, Jira, Sheets export?
7. Permission/admin: cho team lead quyền edit team OKR, hide compensation-sensitive info?
8. Pricing model: per-user, per-team, hay flat? Trial 14-30 ngày?

Test với trial 14-30 ngày trước commit năm. Pilot 1 team trước, rollout dần.

---

#Chi phí thật ở scale

Sample tính cho công ty 80 người, chia 6 team:

Option A: Notion + Sheets

• Notion Team plan: $10/user/tháng (chỉ trả cho user admin, ~10 người) = $100/tháng = $1,200/năm.
• Sheets: free (đã có Google Workspace).
• Time admin OKR: 5h/tuần × 50 tuần × 300 nghìn VND/h = 75 triệu/năm.
• Total: ~75-100 triệu/năm (chủ yếu là time, không tiền tool).

Option B: Dedicated tool (Lattice, $10/user/tháng)

• Tool: 80 × $10 × 12 = $9,600/năm = ~230 triệu/năm.
• Time admin OKR: 2h/tuần (giảm vì tool tự động hóa) × 50 × 300 nghìn = 30 triệu/năm.
• Setup cost: 6 tuần admin time setup = 25 triệu.
• Total năm 1: ~285 triệu. Năm 2+: ~260 triệu/năm.

ROI Option B:

• Saving: 75 - 30 = 45 triệu/năm time saved.
• Cost extra: 285 - 100 = 185 triệu năm 1, 160 triệu/năm tiếp theo.
• ROI: âm.

Trừ khi value của tool đến từ chỗ khác (HR all-in-one cho hire/PR/engagement) thay vì pure OKR, dedicated tool chưa cost-effective cho công ty 80 người ngành services.

Quy tắc: scale > 200 người hoặc team OKR maturity cao (đã chạy > 2 năm với process tốt) mới ROI dedicated tool.

---

#VN-specific: pricing và support

VN context:

• Tool quốc tế giá USD, charge bằng thẻ credit USD. SME VN cần card thanh toán quốc tế.
• Support timezone GMT+7 thường yếu. Lattice/Quantive có support tiếng Anh, GMT-5 hoặc GMT+0.
• Local VN không có dedicated OKR tool tier 1.

Workaround:

• Pilot với 1 team 3 tháng trước rollout.
• Dùng community/Slack của tool (Lattice có active community) cho self-serve support.
• Train 1-2 admin nội bộ thành power user, không depend support vendor.

---

#Trước khi sang bài 10

Checklist tự đánh giá:

• Bạn đã đánh giá: vấn đề hiện tại có phải tool, hay là process?
• Bạn đã chọn được tool phù hợp size công ty (decision tree).
• Nếu < 50 người: bạn đã có Sheets/Notion template setup, không over-engineer.
• Nếu cân nhắc dedicated tool: bạn đã có 4 trigger upgrade rõ, không cảm giác.
• Bạn đã tính ROI thật, không chỉ tool cost.

Bài cuối series, bài 10, là phần ráp tất cả: roll-out OKR 12 tuần cho founder, từ tuần 0 (chiến lược quý) đến tuần 12 (retrospective + setup quý sau).