Food cost trên công thức là 30%, nhưng cuối tháng kho báo 37%: khoảng chênh đó là tiền thật

Một chủ quán bún và cơm văn phòng ngồi tính lại giá món sau đợt nguyên liệu tăng giá. Anh làm rất bài bản: lấy công thức định lượng từng món, nhân với giá nhập mới nhất của từng nguyên liệu, rồi ra food cost lý thuyết cho cả thực đơn là khoảng 30%. Con số đẹp, nằm gọn trong ngưỡng mà ai làm F&B cũng thuộc. Anh yên tâm giữ giá.

Nhưng cuối tháng, khi kế toán đối chiếu tổng tiền nhập nguyên liệu với doanh thu, food cost thực tế lại là 37%. Bảy điểm phần trăm chênh lệch đó, trên doanh thu vài trăm triệu một tháng, là một khoản tiền không nhỏ, và không ai chỉ ra được nó đi đâu. Bảng công thức nói một đằng, kho nói một nẻo, và anh không biết tin con số nào.

Câu trả lời là cả hai con số đều đúng, chỉ là chúng đo hai thứ khác nhau. Và chính khoảng cách giữa chúng, chứ không phải bản thân từng con số, mới là thứ đáng để nhìn hằng tháng.

#Mọi quán đều có hai con số food cost

Food cost lý thuyết là con số bạn tính ra từ giấy tờ. Bạn có công thức của từng món, biết mỗi món dùng bao nhiêu gram thịt, bao nhiêu ml nước sốt, và bạn biết giá nhập hiện tại của từng nguyên liệu. Nhân lên rồi chia cho giá bán, bạn có food cost lý thuyết. Con số này giả định một thế giới hoàn hảo: bếp cân đúng từng gram, không có miếng nào rơi vãi khi sơ chế, không có nguyên liệu nào hỏng phải bỏ, không có đĩa nào làm lại.

Food cost thực tế thì đến từ kho, và nó không giả định gì cả. Nó lấy giá trị hàng tồn đầu kỳ, cộng tổng hàng nhập trong kỳ, trừ đi giá trị hàng tồn cuối kỳ, ra tổng nguyên liệu thực sự đã dùng hết. Chia cho doanh thu trong kỳ, bạn có food cost thực tế. Con số này bao gồm mọi thứ đã xảy ra trong bếp, kể cả những thứ không ai muốn: phần rơi vãi, phần cân dư, phần hư hỏng, phần đãi khách.

Điểm quan trọng là hai con số này phục vụ hai mục đích khác nhau, nên bạn cần cả hai. Con số lý thuyết là con số để định giá món và ra quyết định thực đơn, vì nó cho biết một món nên tốn bao nhiêu nếu làm đúng chuẩn. Con số thực tế là con số để soi vận hành, vì nó cho biết thực tế đang tốn bao nhiêu. Nếu chỉ có con số lý thuyết, bạn định giá đúng nhưng mù về rò rỉ. Nếu chỉ có con số thực tế, bạn thấy mình đang tốn nhiều nhưng không biết ngưỡng đúng là bao nhiêu để so.

#Khoảng chênh mới là con số cần nhìn

Khi đặt hai con số cạnh nhau, phần đáng chú ý không phải là từng con số riêng lẻ mà là khoảng cách giữa chúng. Trong ví dụ trên, khoảng chênh là bảy điểm phần trăm. Đây chính là phần chi phí nguyên vật liệu mà công thức không giải thích được, và trong ngành vận hành nhà hàng người ta gọi đó là variance, tức độ lệch giữa lý thuyết và thực tế.

Câu hỏi tự nhiên là: bao nhiêu thì bình thường, bao nhiêu thì đáng lo? Theo các nguồn quốc tế về vận hành nhà hàng như meez và Restaurant365, độ lệch dưới khoảng 2% được xem là rất tốt và ít quán duy trì được lâu dài, khoảng 2 đến 5% là mức chấp nhận được với phần lớn mô hình nhiều điểm bán, còn khi vượt khoảng 5% thì thường có một vấn đề mang tính hệ thống: định lượng sai đều tay, kiểm kho không đáng tin, hoặc bản thân công thức đã không phản ánh đúng thực tế.

Với khoảng chênh bảy điểm phần trăm ở quán trên, đây không còn là chuyện vài miếng rơi vãi. Đây là dấu hiệu có một hoặc vài nguồn rò rỉ đủ lớn và đủ đều để đẩy con số thực tế lên hẳn so với công thức. Và tin tốt là khi đã biết khoảng chênh lớn tới mức nào, bạn không còn mò mẫm nữa, mà biết rằng có một chỗ cụ thể cần đi tìm.

#Khoảng chênh đến từ đâu

Bảy điểm phần trăm đó không tự nhiên xuất hiện. Nó là tổng của một vài nguồn rò rỉ mà bảng công thức, theo thiết kế, không bao giờ nhìn thấy. Có bốn nguồn quen thuộc nhất.

Nguồn đầu tiên là hao hụt khi sơ chế. Rau gọt bỏ phần già, cá làm sạch bỏ đầu và xương, thịt lọc bỏ gân mỡ. Công thức thường ghi khối lượng thành phẩm đã làm sạch, trong khi bạn trả tiền cho khối lượng nguyên liệu thô lúc nhập. Theo các nguồn F&B trong nước, tùy loại nguyên liệu, phần hao hụt sơ chế này có thể chiếm khoảng 3 đến 10%, và nếu công thức không cộng tỷ lệ hao hụt vào thì food cost thực tế sẽ luôn cao hơn con số lý thuyết một cách có hệ thống.

Nguồn thứ hai là định lượng trôi. Khi quán đông, bếp cân đong nhanh hơn và phần ăn có xu hướng nhỉnh dần lên so với công thức. Một muỗng sốt đầy hơn, một nhúm topping thêm tay, mỗi lần chỉ lệch vài gram, nhưng nhân với hàng trăm đĩa mỗi ngày thì thành một khoản đều đặn. Đổi ca hoặc có người mới vào bếp cũng làm định lượng lệch, vì cảm giác tay mỗi người một khác.

Nguồn thứ ba là hàng tươi hư hỏng phải hủy. Sữa tươi mở nắp quá thời hạn, rau để qua ngày bị héo, hải sản nhập nhiều hơn lượng bán được trong ngày. Phần này bạn đã trả tiền khi nhập nhưng không bao giờ thành doanh thu, nên nó rơi thẳng vào khoảng chênh. Nguồn thứ tư là món đãi và món làm lại: đồ uống mời khách quen, đĩa làm sai phải bỏ đi làm lại, phần nhân viên dùng. Tất cả đều tiêu nguyên liệu thật mà không có hóa đơn tương ứng.

Điểm chung của cả bốn nguồn là chúng đều là chi phí nguyên vật liệu thật, đều không xuất hiện trên bảng công thức, và đều chỉ lộ ra khi bạn có con số thực tế từ kho để đối chiếu. Đây là lý do một quán tính food cost rất kỹ trên giấy vẫn có thể ngạc nhiên với con số cuối tháng.

#Vì sao ngay cả con số lý thuyết cũng có thể sai

Có một lớp nữa khiến khoảng chênh khó đọc, đó là bản thân con số lý thuyết không phải lúc nào cũng chuẩn. Nhiều quán tính food cost lý thuyết một lần khi mở, rồi để nguyên công thức đó chạy nhiều tháng. Trong khi đó giá nhập nguyên liệu ở Việt Nam biến động liên tục, nên một công thức tính đúng vào tháng Ba có thể đã lệch khá xa vào tháng Bảy chỉ vì giá vài nguyên liệu chính đã khác.

Khi con số lý thuyết đã cũ, khoảng chênh bạn nhìn thấy bị pha lẫn hai thứ: một phần là rò rỉ vận hành thật, một phần chỉ là do công thức chưa cập nhật giá mới. Hai thứ này cần xử lý khác nhau, một bên là sửa quy trình bếp, một bên là cập nhật lại bảng giá, nên trộn chúng vào nhau khiến bạn khó biết nên làm gì trước.

Vì vậy bước đầu tiên khi thấy khoảng chênh lớn không phải là đi trách bếp, mà là kiểm tra lại chính con số lý thuyết: công thức có đúng định lượng đang làm không, giá nhập trong đó có phải giá gần đây không, và có cộng tỷ lệ hao hụt sơ chế vào chưa. Chỉ khi con số lý thuyết đáng tin, khoảng chênh còn lại mới thực sự trỏ về vận hành.

#Cách bịt khoảng chênh mà không cần phần mềm mới

Để có khoảng chênh, bạn cần cả hai con số, và con số duy nhất mà phần lớn quán còn thiếu là food cost thực tế từ kho. Việc này không cần phần mềm mới, nó cần một nhịp kiểm kho đều đặn. Bốn bước là đủ để bắt đầu.

Trước hết, chốt một nhịp kiểm kho cố định, chẳng hạn cuối mỗi tuần hoặc cuối mỗi tháng, ghi lại giá trị tồn kho tại thời điểm đó cho các nhóm nguyên liệu chính. Có tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ, cộng với tổng nhập trong kỳ đã có sẵn từ hóa đơn nhập, bạn tính được lượng thực dùng và ra food cost thực tế. Chỉ riêng việc có con số này đều đặn đã là một bước tiến lớn so với chỉ nhìn công thức.

Sau đó, đặt food cost thực tế cạnh food cost lý thuyết cho cùng kỳ và tính khoảng chênh. Đừng dừng ở con số tổng của cả quán, vì như bài trước trong cụm này đã nói, một con số tổng che mất phân bố. Hãy tính khoảng chênh theo từng nhóm nguyên liệu: nhóm thịt lệch bao nhiêu, nhóm hải sản lệch bao nhiêu, nhóm đồ uống lệch bao nhiêu. Nhóm nào lệch nhiều nhất chính là nơi nên đi tìm nguyên nhân trước.

Tiếp theo, với nhóm đang lệch nhiều, đi qua bốn nguồn ở trên để khoanh vùng: đây là hao hụt sơ chế, định lượng trôi, hàng hủy, hay món đãi không ghi nhận? Mỗi nguồn có một cách xử lý riêng, từ cập nhật tỷ lệ hao hụt vào công thức, chuẩn hóa lại dụng cụ định lượng, đến siết dự báo lượng nhập hàng tươi. Cuối cùng, lưu lại khoảng chênh của từng kỳ để theo dõi xu hướng, vì mục tiêu không phải đưa nó về 0, mà là kéo nó vào vùng chấp nhận được và giữ nó ổn định ở đó.

Nếu bạn muốn một bộ mẫu sẵn để không phải dựng lại bảng từ đầu, tài liệu dưới đây có mẫu bảng food cost theo món, mẫu heatmap món theo điểm bán để nhìn ra chỗ đang đỏ, cách xếp món vào bốn nhóm theo food cost và lượng bán, cùng các con số nên xem mỗi tuần.

Con số food cost trên bảng công thức và con số food cost từ kho hiếm khi bằng nhau, và điều đó là bình thường. Cái không bình thường là để khoảng cách giữa chúng lớn dần mà không ai nhìn tới. Khi bạn đo cả hai con số đều đặn và đọc khoảng chênh theo từng nhóm nguyên liệu, phần lợi nhuận đang âm thầm rò rỉ giữa lý thuyết và thực tế sẽ không còn chỗ để trốn.